Công chứng giấy tờ cá nhân: Hộ khẩu, CCCD, giấy khai sinh… cần những gì?
Công chứng giấy tờ cá nhân là thủ tục hành chính thiết yếu khi bạn cần nộp hồ sơ xin việc, làm thủ tục pháp lý, nhập học, đăng ký kết hôn, xin visa hoặc thực hiện giao dịch dân sự. Các loại giấy tờ như sổ hộ khẩu, căn cước công dân, giấy khai sinh… đều cần được công chứng hoặc chứng thực bản sao từ bản chính để đảm bảo tính pháp lý. Vậy quy trình công chứng các loại giấy tờ cá nhân như thế nào? Cần chuẩn bị gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ.
>>> Xem thêm: Thủ tục công chứng giấy tờ dễ dàng hơn bao giờ hết với mẹo này!
1. Công chứng giấy tờ cá nhân là gì?
Công chứng giấy tờ cá nhân là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực rằng bản sao của một loại giấy tờ tùy thân như sổ hộ khẩu, căn cước công dân, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn… là đúng với bản chính, đảm bảo tính pháp lý và có thể sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.
Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
“Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.”
Bản sao đã được công chứng hoặc chứng thực có giá trị pháp lý tương đương bản chính trong nhiều hồ sơ và thủ tục hành chính, trừ khi pháp luật có quy định khác.
2. Các loại giấy tờ cá nhân thường cần công chứng
Dưới đây là những loại giấy tờ tùy thân thường xuyên cần công chứng hoặc chứng thực:
Sổ hộ khẩu
Căn cước công dân (CCCD)
Giấy khai sinh
Giấy đăng ký kết hôn
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Hộ chiếu
Giấy phép lái xe
Thẻ bảo hiểm y tế
>>> Xem thêm: Sao y sổ đỏ: Quy định và những lưu ý quan trọng.
3. Khi nào cần công chứng giấy tờ cá nhân?
Bạn cần công chứng giấy tờ cá nhân trong các trường hợp sau:
Nộp hồ sơ xin việc, nhập học
Làm hồ sơ xin visa hoặc hộ chiếu
Mua bán, chuyển nhượng tài sản
Làm hồ sơ thừa kế, tặng cho
Đăng ký kết hôn, khai sinh cho con
Làm thủ tục vay vốn ngân hàng
Chứng minh nhân thân trong tố tụng dân sự
Ví dụ thực tế: Anh Quân nộp hồ sơ xin việc vào doanh nghiệp nước ngoài. Trong bộ hồ sơ yêu cầu có bản sao công chứng CCCD, sổ hộ khẩu và giấy khai sinh. Nếu anh Quân nộp bản photo thông thường, hồ sơ sẽ bị từ chối. Do đó, anh cần đến UBND phường hoặc văn phòng công chứng để thực hiện chứng thực bản sao đúng quy định.
Khi đi công chứng các loại giấy tờ cá nhân, bạn cần mang theo:
Bản chính giấy tờ cần công chứng (ví dụ: sổ hộ khẩu, CCCD, giấy khai sinh)
Bản photo tương ứng với bản chính
Căn cước công dân còn giá trị sử dụng của người yêu cầu
Phiếu yêu cầu công chứng (nếu có)
Lưu ý: không sử dụng giấy tờ bị rách nát, mờ thông tin, tẩy xóa vì có thể bị từ chối chứng thực.
5.2 Cơ quan có thẩm quyền thực hiện
Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bạn có thể thực hiện công chứng giấy tờ cá nhân tại:
UBND xã, phường, thị trấn
Phòng tư pháp cấp huyện
Văn phòng công chứng hợp pháp
Người dân có thể lựa chọn nơi chứng thực thuận tiện, không bắt buộc phải thực hiện tại nơi thường trú.
>>> Xem thêm: Thủ tục yêu cầu chỉnh sửa sai sót sau khi công chứng tại văn phòng công chứng.
5.3 Thời gian và lệ phí công chứng
Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC, mức thu phí chứng thực bản sao từ bản chính:
Trang đầu: 2.000 đồng/trang
Trang tiếp theo: 1.000 đồng/trang
Tổng mức phí không quá 200.000 đồng/bản sao nhiều trang
Thời gian xử lý thông thường: từ 10 đến 30 phút/lượt tùy lượng hồ sơ.
6. Giá trị pháp lý của bản sao đã công chứng
Bản sao được công chứng có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các hồ sơ hành chính, dân sự, tố tụng… miễn là bản sao vẫn còn rõ ràng, đầy đủ và không bị tẩy xóa.
Tuy nhiên, một số đơn vị có thể yêu cầu bản sao không quá 3 hoặc 6 tháng. Vì vậy, bạn nên chuẩn bị hồ sơ sao y mới nếu thời gian đã quá lâu.
Ví dụ minh họa: Chị Hằng làm thủ tục xin visa du học. Dù chị đã có bản sao công chứng hộ khẩu từ 1 năm trước, nhưng trung tâm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực mới không quá 6 tháng. Do đó, chị phải thực hiện sao y lại để đảm bảo hồ sơ hợp lệ.
7. Một số lưu ý quan trọng
Phải xuất trình bản chính để đối chiếu, không được chứng thực từ bản sao
Không sử dụng bản photo scan lại để chứng thực
Không chứng thực giấy tờ có dấu hiệu bị chỉnh sửa, giả mạo
Nên chuẩn bị dư 1–2 bản photo phòng trường hợp phát sinh nhu cầu sử dụng nhiều bản sao
>>> Xem thêm: Kiểm tra sổ đỏ có phát hiện được các hạn chế về quyền sử dụng đất không?
Kết luận
Công chứng giấy tờ cá nhân là thủ tục không thể thiếu trong nhiều hoạt động pháp lý và hành chính hiện nay. Để quá trình công chứng diễn ra nhanh chóng, đúng quy định và được các cơ quan chấp nhận, bạn cần nắm rõ loại giấy tờ cần công chứng, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, lựa chọn đúng cơ quan có thẩm quyền và chú ý đến thời hạn hiệu lực của bản sao.
Nếu bạn cần hướng dẫn cụ thể về công chứng giấy tờ tùy thân hoặc hỗ trợ sao y nhiều loại giấy tờ cùng lúc, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được tư vấn tận tình, nhanh chóng và đúng pháp luật.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
