Chứng thực chữ ký: Các trường hợp cần thiết và thủ tục thực hiện
Chứng thực chữ ký là một thủ tục pháp lý quan trọng trong nhiều giao dịch hành chính và dân sự. Việc chứng thực giúp xác nhận chữ ký trên văn bản, giấy tờ là của đúng người yêu cầu, qua đó tăng tính minh bạch và phòng ngừa các hành vi giả mạo. Tuy là thủ tục đơn giản nhưng không phải ai cũng hiểu rõ khi nào cần chứng thực chữ ký và quy trình thực hiện như thế nào cho đúng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ thông tin cần thiết.
>>> Xem thêm: Mẹo nhỏ để hoàn thành công chứng giấy tờ nhanh trong 5 phút
1. Chứng thực chữ ký là gì?
Theo khoản 4 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực chữ ký là:
“Việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực và người đó đã ký trước mặt người thực hiện chứng thực.”
2. Khi nào cần chứng thực chữ ký?
Trong các trường hợp như:
Làm giấy ủy quyền để thay mặt thực hiện các công việc hành chính hoặc dân sự
Ký các đơn xin xác nhận, cam kết, đơn bảo lãnh
Gửi các đơn khiếu nại, tố cáo có yếu tố pháp lý
Xác nhận các văn bản về tài sản, quyền thừa kế, tờ khai nhân thân
Nộp hồ sơ xin việc, xin học bổng yêu cầu xác minh chữ ký cá nhân
Ví dụ minh họa: Chị Hà muốn làm thủ tục rút bảo hiểm xã hội cho mẹ tại quê nhà. Do không về trực tiếp được, mẹ chị cần lập giấy ủy quyền cho chị thực hiện thay. Giấy ủy quyền này bắt buộc phải được chứng thực chữ ký tại UBND phường nơi mẹ chị cư trú thì mới có giá trị pháp lý.
Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các cơ quan sau có quyền là:
UBND cấp xã, phường, thị trấn nơi người yêu cầu cư trú
Phòng tư pháp cấp huyện
Tổ chức hành nghề công chứng
Trong thực tế, người dân thường lựa chọn chứng thực tại UBND phường vì chi phí thấp, thủ tục đơn giản và nhanh gọn.
4.3 Trình tự thực hiện
Bước 1: Nộp hồ sơ tại bộ phận chứng thực của UBND hoặc văn phòng công chứng Bước 2: Cán bộ kiểm tra giấy tờ, xác minh nhân thân Bước 3: Người yêu cầu ký trực tiếp trước mặt cán bộ chứng thực Bước 4: Cán bộ ghi lời chứng, đóng dấu và trả kết quả Thời gian thực hiện: từ 10 – 30 phút tùy lượng hồ sơ
4.4 Mức phí chứng thực
Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC:
Phí: 10.000 đồng/lần/người
Một số địa phương có thể thu thêm lệ phí hành chính (nếu có)
>>> Xem thêm: Mức xử phạt khi giả mạo giấy tờ tại văn phòng công chứngtheo quy định mới.
5. Một số lưu ý khi chứng thực chữ ký
Người yêu cầu phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không trong tình trạng say rượu, mất khả năng nhận thức
Văn bản có nội dung trái pháp luật, trái đạo đức sẽ bị từ chối chứng thực
Không chứng thực thay, kể cả người thân nếu không có mặt
Trong trường hợp người ký là người nước ngoài, cần cung cấp hộ chiếu còn hạn và tài liệu dịch sang tiếng Việt
Ví dụ thực tế: Anh Minh cần làm giấy cam kết bảo lãnh tài chính cho con du học. Lãnh sự quán yêu cầu giấy cam kết phải có chứng thực. Anh đến UBND phường, xuất trình CCCD và bản giấy cam kết đã soạn sẵn, sau đó ký trước mặt cán bộ và nhận lại bản chứng thực trong vòng 15 phút.
Chứng thực chữ ký là thủ tục đơn giản nhưng rất quan trọng trong nhiều hồ sơ và giao dịch pháp lý. Việc hiểu đúng về thủ tục, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, thực hiện tại đúng cơ quan có thẩm quyền sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh rắc rối pháp lý về sau.
Nếu bạn cần tư vấn cụ thể về thủ tục chứng thực chữ ký cho giấy ủy quyền, đơn cam kết hoặc các văn bản hành chính, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được hướng dẫn chi tiết và đúng quy định pháp luật.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
