Các loại giấy tờ không được công chứng, chứng thực: Quy định chi tiết
Không phải mọi văn bản, giấy tờ đều được phép công chứng, chứng thực. Trên thực tế, nhiều người dân mang giấy tờ đến văn phòng công chứng hoặc UBND phường nhưng bị từ chối vì rơi vào các trường hợp không được công chứng theo quy định pháp luật. Bài viết này sẽ giúp bạn nhận diện rõ những loại giấy tờ không được công chứng, căn cứ pháp lý và ví dụ thực tế để tránh mất thời gian và chi phí.
>>> Xem thêm: Giải pháp thông minh cho ai muốn công chứng giấy tờ tại nhà.
1. Căn cứ pháp lý quy định giấy tờ không được công chứng
Việc xác định một giấy tờ có được công chứng hay không được căn cứ theo các văn bản sau:
Luật Công chứng 2014
Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký
Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn nghiệp vụ công chứng
Các văn bản hướng dẫn chuyên ngành từ Bộ Tư pháp, UBND tỉnh/thành
Cụ thể, tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, có liệt kê rõ các trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính, và tại Điều 37 Luật Công chứng 2014 cũng quy định quyền từ chối công chứng.
2. Các trường hợp không được công chứng, chứng thực
2.1 Giấy tờ không rõ nội dung, bị mờ hoặc tẩy xóa
Các giấy tờ bị nhòe mực, rách nát, mất góc, không thể đọc rõ thông tin gốc hoặc có dấu hiệu sửa chữa bằng tay đều không được công chứng.
Ví dụ thực tế: Anh Hậu mang theo giấy khai sinh bản gốc đã bị nhòe mực và mất một phần thông tin nơi sinh do giấy cũ. UBND phường từ chối chứng thực vì không đảm bảo tính nguyên vẹn của tài liệu.
2.2 Giấy tờ bị tẩy xóa, thêm bớt nội dung
Cơ quan công chứng có quyền từ chối nếu phát hiện dấu hiệu:
Bản sao đã được công chứng hoặc chứng thực trước đó
Giấy tờ scan, ảnh chụp màn hình, bản in từ internet
Giấy tờ có dấu hiệu giả mạo
Lưu ý: Bản sao chỉ được chứng thực khi được đối chiếu trực tiếp với bản chính hợp lệ.
Ví dụ minh họa: Chị Vân đưa bản sao công chứng hộ khẩu (chứng thực cách đó 1 năm) đi photo lại rồi yêu cầu chứng thực thêm. Văn phòng công chứng từ chối vì bản photo này không được sao từ bản chính gốc.
2.4 Văn bản trái pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội
Không được công chứng, chứng thực các văn bản có nội dung:
Trái quy định pháp luật
Vi phạm thuần phong mỹ tục
Có yếu tố lừa đảo, giả mạo, kích động, thù hằn, vu khống…
Ví dụ: Một người soạn đơn “cam kết trả nợ hộ người khác” mà không có sự đồng ý từ bên vay – văn bản này có thể bị từ chối chứng thực vì vi phạm nguyên tắc cam kết dân sự.
2.5 Giấy tờ không rõ nguồn gốc, không do cơ quan có thẩm quyền cấp
Một số giấy tờ nếu không có dấu đỏ, không có chữ ký, không có mã số văn bản hoặc không chứng minh được là tài liệu chính thức sẽ không được chứng thực.
Ví dụ: Anh Tùng tự in “bằng khen” từ phần mềm thiết kế để làm hồ sơ. UBND phường không chấp nhận chứng thực vì bằng khen không có số hiệu, không có dấu đỏ của cơ quan cấp.
2.6 Người yêu cầu công chứng không đủ điều kiện pháp lý
Cán bộ công chứng có thể từ chối nếu:
Người yêu cầu chứng thực không mang căn cước công dân hợp lệ
Người đó không phải là người ký văn bản (ký sẵn ở nhà)
Người ký không có năng lực hành vi dân sự (bị hạn chế, mất năng lực)
Ví dụ thực tế: Bà Hương nhờ cháu mang đơn cam kết đã ký sẵn đến UBND xin chứng thực. Cán bộ từ chối vì chứng thực chữ ký phải được ký trực tiếp tại nơi chứng thực.
3. Một số loại văn bản không được công chứng theo Luật Công chứng
Theo Điều 37 Luật Công chứng 2014, công chứng viên có quyền từ chối công chứng nếu hợp đồng hoặc giao dịch có các dấu hiệu:
Mạo danh, giả mạo giấy tờ tùy thân
Bên tham gia không đủ năng lực hành vi dân sự
Vi phạm điều cấm của pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội
Giao dịch có tranh chấp, khiếu nại đang được giải quyết
Không có bằng chứng xác thực về quyền sở hữu, sử dụng tài sản
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng có trách nhiệm thế nào khi xác thực sai thông tin?
4. Cách xử lý khi trường hợp không được công chứng
Nếu bạn bị từ chối công chứng hoặc chứng thực, có thể thực hiện:
Yêu cầu trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối
Liên hệ cơ quan cấp trên như Phòng Tư pháp hoặc Sở Tư pháp để được hướng dẫn
Bổ sung hồ sơ đầy đủ theo hướng dẫn hoặc xin xác nhận lại từ cơ quan ban hành giấy tờ
5. Mẹo tránh không được công chứng, chứng thực
Luôn mang theo bản chính rõ ràng, không rách nát
Không ký trước bất kỳ văn bản nào trước khi đến UBND hoặc văn phòng công chứng
Tránh sử dụng bản sao nhiều lớp (photo từ bản sao đã công chứng)
Với văn bản quan trọng, nên liên hệ văn phòng công chứng uy tín để được tư vấn trước
Việc hiểu rõ những loại giấy tờ không được công chứng giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro pháp lý và xử lý hồ sơ hiệu quả hơn. Các văn phòng công chứng và UBND cấp xã có quyền từ chối công chứng nếu phát hiện sai phạm, mập mờ hoặc thiếu cơ sở pháp lý. Do đó, bạn nên chuẩn bị kỹ hồ sơ, chọn đơn vị có uy tín và chủ động liên hệ trước để được tư vấn đầy đủ.
Nếu bạn cần hỗ trợ kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ hoặc thực hiện công chứng nhanh chóng, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được tư vấn đúng quy định pháp luật.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
