Hồ sơ cần chuẩn bị trước khi yêu cầu công chứng ngoài văn phòng
Trong thực tế, không ít yêu cầu công chứng ngoài trụ sở bị từ chối hoặc tiềm ẩn rủi ro pháp lý chỉ vì người dân chưa chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ theo quy định. Khác với công chứng tại văn phòng, công chứng ngoài trụ sở đòi hỏi bộ hồ sơ chặt chẽ hơn, nhằm chứng minh lý do chính đáng và bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch. Việc hiểu rõ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở cần chuẩn bị sẽ giúp quá trình công chứng diễn ra thuận lợi, hạn chế nguy cơ tranh chấp về sau. Bài viết dưới đây phân tích chi tiết từng nhóm giấy tờ bắt buộc theo pháp luật hiện hành.
>>> Xem thêm: Lý do nhiều người chọnvăn phòng công chứng thay vì dịch vụ công chứng di động
1. Hồ sơ yêu cầu công chứng ngoài trụ sở là gì?
Hồ sơ công chứng ngoài trụ sở là tập hợp các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng phải xuất trình để:
Đề nghị tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng không tại trụ sở
Chứng minh đủ điều kiện pháp lý để công chứng ngoài văn phòng
Làm căn cứ cho công chứng viên kiểm tra, đánh giá và lưu trữ
Khác với hồ sơ công chứng thông thường, hồ sơ công chứng ngoài trụ sở luôn bao gồm thêm tài liệu chứng minh lý do công chứng ngoài văn phòng.
2. Phiếu yêu cầu công chứng ngoài trụ sở
2.1. Nội dung bắt buộc của phiếu yêu cầu
Phiếu yêu cầu công chứng là giấy tờ đầu tiên và bắt buộc, trong đó cần thể hiện rõ:
Thông tin người yêu cầu công chứng
Nội dung hợp đồng, giao dịch cần công chứng
Địa điểm đề nghị thực hiện công chứng ngoài trụ sở
Lý do không thể đến trụ sở tổ chức hành nghề công chứng
Việc ghi rõ lý do này có ý nghĩa quyết định đến việc chấp nhận hay từ chối yêu cầu công chứng ngoài trụ sở.
>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ có thể giúp làm sổ cho nhà chưa hoàn công không?
2.2. Lưu ý thực tiễn
Trong thực tế, các lý do như “thuận tiện”, “ở xa”, “bận công việc” thường không được coi là căn cứ hợp pháp để công chứng ngoài trụ sở.
3. Giấy tờ chứng minh lý do công chứng ngoài trụ sở
Đây là nhóm giấy tờ đặc thù và quan trọng nhất trong hồ sơ công chứng ngoài trụ sở.
Tùy từng trường hợp, người yêu cầu công chứng cần chuẩn bị:
Giấy xác nhận đang điều trị nội trú của cơ sở y tế
Hồ sơ y tế thể hiện tình trạng sức khỏe không thể di chuyển
Tài liệu chứng minh tuổi cao, khuyết tật, hạn chế đi lại
Văn bản xác nhận trong trường hợp người đang chấp hành án theo quy định
Thiếu nhóm giấy tờ này, công chứng viên có căn cứ từ chối công chứng.
4. Giấy tờ nhân thân của các bên tham gia giao dịch
Hồ sơ công chứng ngoài trụ sở bắt buộc phải có đầy đủ giấy tờ nhân thân hợp lệ, bao gồm:
Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng
Sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ cư trú theo quy định
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (nếu giao dịch liên quan đến tài sản chung)
Trong công chứng ngoài trụ sở, việc kiểm tra giấy tờ nhân thân càng phải chặt chẽ hơn do điều kiện khách quan hạn chế.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách tínhphí công chứng hợp đồng mua bán nhà đất chi tiết
5. Giấy tờ về tài sản hoặc đối tượng giao dịch
Tùy từng loại hợp đồng, hồ sơ công chứng ngoài trụ sở cần chuẩn bị:
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản khác
Hồ sơ pháp lý liên quan đến đối tượng giao dịch
Đối với tài sản thuộc sở hữu chung, cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và sự tham gia của các đồng sở hữu, tránh rủi ro bị từ chối hoặc bị tuyên vô hiệu hợp đồng.
6. Dự thảo hợp đồng, giao dịch
Người yêu cầu công chứng có thể:
Tự soạn dự thảo hợp đồng
Hoặc đề nghị tổ chức hành nghề công chứng soạn thảo
Dù theo hình thức nào, dự thảo hợp đồng cần:
Phù hợp với quy định pháp luật
Phản ánh đúng ý chí tự nguyện của các bên
Không vi phạm điều cấm, không trái đạo đức xã hội
Trong công chứng ngoài trụ sở, dự thảo rõ ràng giúp rút ngắn thời gian và giảm áp lực xác minh tại chỗ.
7. Giấy tờ bổ trợ nhằm hạn chế rủi ro tranh chấp
Từ kinh nghiệm thực tiễn, để bảo vệ giá trị pháp lý của văn bản công chứng ngoài trụ sở, nên chuẩn bị thêm:
Tài liệu thể hiện tình trạng sức khỏe tại thời điểm công chứng
Văn bản thể hiện sự tự nguyện của người ký
Giấy tờ liên quan đến người làm chứng (nếu có)
Những tài liệu này không bắt buộc theo luật, nhưng có giá trị chứng cứ quan trọng khi phát sinh tranh chấp.
Sau khi công chứng, toàn bộ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở phải:
Được lưu trữ đầy đủ tại tổ chức hành nghề công chứng
Thể hiện rõ địa điểm, thời gian công chứng
Phù hợp với nội dung lời chứng
Hồ sơ không đầy đủ hoặc lập không đúng thời điểm là nguyên nhân phổ biến khiến văn bản công chứng bị rủi ro pháp lý.
Kết luận
Việc chuẩn bị đúng và đầy đủ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở là điều kiện tiên quyết để giao dịch được công chứng hợp pháp và có giá trị pháp lý bền vững. Không chỉ là yêu cầu thủ tục, hồ sơ còn đóng vai trò lá chắn pháp lý giúp bảo vệ quyền lợi của các bên khi phát sinh tranh chấp. Người dân và công chứng viên cần đặc biệt thận trọng, tránh coi nhẹ giai đoạn chuẩn bị hồ sơ trước khi yêu cầu công chứng ngoài văn phòng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
