Thanh tra, kiểm tra công chứng ngoài văn phòng thực hiện thế nào

Trong bối cảnh nhu cầu công chứng ngoài trụ sở ngày càng gia tăng, hoạt động thanh tra công chứng ngoài trụ sở trở thành công cụ quan trọng nhằm bảo đảm tính tuân thủ pháp luật, phòng ngừa sai phạm và bảo vệ quyền lợi của người dân. Trên thực tế, nhiều Văn phòng công chứng bị xử lý không phải vì nội dung giao dịch trái luật, mà do vi phạm quy trình khi công chứng ngoài văn phòng. Việc hiểu rõ cơ chế thanh tra, kiểm tra sẽ giúp công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chủ động phòng ngừa rủi ro pháp lý.

>>> Xem thêm: Đánh giá trải nghiệm khách hàng tại văn phòng công chứng Nguyễn Huệ

1. Cơ sở pháp lý của hoạt động thanh tra công chứng ngoài trụ sở

công chứng ngoài văn phòng

Hoạt động thanh tra, kiểm tra đối với công chứng ngoài văn phòng được thực hiện dựa trên các căn cứ pháp luật sau:

“Luật Công chứng năm 2024”
“Luật Thanh tra năm 2022”
“Nghị định số 82/2020/NĐ-CP” về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp
Các văn bản hướng dẫn của Bộ Tư pháp và Sở Tư pháp

Theo đó, công chứng ngoài trụ sở không phải hoạt động ngoại lệ ngoài quản lý, mà là đối tượng kiểm tra trọng tâm do tiềm ẩn nhiều rủi ro về ý chí tự nguyện, năng lực hành vi và tính minh bạch.

2. Chủ thể có thẩm quyền thanh tra, kiểm tra công chứng ngoài trụ sở

2.1. Thanh tra Bộ Tư pháp

Thanh tra Bộ Tư pháp có thẩm quyền:

Thanh tra chuyên ngành đối với hoạt động công chứng
Thanh tra theo kế hoạch hoặc đột xuất trên phạm vi toàn quốc
Thanh tra khi có phản ánh, khiếu nại, tố cáo liên quan đến công chứng ngoài trụ sở

Đối với các vụ việc phức tạp, có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng, Thanh tra Bộ Tư pháp thường trực tiếp chủ trì hoặc phối hợp với địa phương.

2.2. Thanh tra Sở Tư pháp

Thanh tra Sở Tư pháp là chủ thể thường xuyên nhất thực hiện thanh tra công chứng ngoài trụ sở.

Phạm vi thanh tra bao gồm:

Công chứng viên hành nghề tại địa phương
Văn phòng công chứng và Phòng công chứng
Hồ sơ công chứng ngoài trụ sở đã thực hiện

Hoạt động thanh tra có thể theo kế hoạch hàng năm hoặc đột xuất khi phát hiện dấu hiệu vi phạm.

>>> Xem thêm: Những câu hỏi nên đặt trước khi ký hợp đồng với dịch vụ làm sổ đỏ

3. Nội dung thanh tra công chứng ngoài trụ sở

3.1. Kiểm tra căn cứ pháp lý của việc công chứng ngoài trụ sở

Đây là nội dung trọng tâm đầu tiên.

Cơ quan thanh tra sẽ xem xét:

Lý do công chứng ngoài trụ sở có thuộc trường hợp pháp luật cho phép hay không
Hồ sơ chứng minh hoàn cảnh đặc biệt (bệnh tật, tuổi cao, hạn chế đi lại…)
Sự phù hợp giữa lý do nêu trong hồ sơ và thực tế

Việc công chứng ngoài trụ sở vì “thuận tiện”, “theo yêu cầu” nhưng không có căn cứ hợp pháp là lỗi thường xuyên bị phát hiện.

3.2. Thanh tra quy trình, thủ tục công chứng

Cơ quan thanh tra đánh giá việc tuân thủ trình tự, thủ tục theo Luật Công chứng, bao gồm:

Việc kiểm tra giấy tờ tùy thân
Đánh giá năng lực hành vi dân sự của người ký
Việc đọc lại toàn văn hợp đồng, giao dịch
Trình tự ký, điểm chỉ, ghi lời chứng

Xem thêm: Vì sao phải công chứng văn bản từ chối di sản thay vì viết tay?

Đặc biệt, địa điểm công chứng ngoài trụ sở phải được ghi rõ trong lời chứng, nếu không sẽ bị coi là vi phạm thủ tục.

3.3. Kiểm tra việc ghi chép, lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở

Thanh tra công chứng ngoài trụ sở luôn gắn liền với việc kiểm tra hồ sơ.

Nội dung kiểm tra bao gồm:

Sổ công chứng
Phiếu yêu cầu công chứng
Tài liệu chứng minh lý do công chứng ngoài trụ sở
Biên bản ghi nhận quá trình công chứng (nếu có)

Hồ sơ không đầy đủ, không thống nhất hoặc lập sau thời điểm công chứng đều là dấu hiệu vi phạm.

>>> Xem thêm: Lệ phí trước bạ được tính như thế nào? khi mua bán nhà đất giữa vợ chồng

3.4. Đánh giá trách nhiệm của Văn phòng công chứng

Thanh tra không chỉ tập trung vào cá nhân công chứng viên mà còn xem xét:

Quy trình nội bộ về công chứng ngoài trụ sở
Việc phân công, cử công chứng viên đi công chứng
Trách nhiệm quản lý, giám sát của Trưởng Văn phòng công chứng

Trong nhiều trường hợp, Văn phòng công chứng bị xử phạt với tư cách tổ chức, dù hành vi trực tiếp do công chứng viên thực hiện.

4. Hình thức thanh tra công chứng ngoài trụ sở

công chứng ngoài văn phòng

4.1. Thanh tra theo kế hoạch

Được thực hiện định kỳ, có thông báo trước, tập trung vào:

Việc tuân thủ pháp luật nói chung
Các lĩnh vực tiềm ẩn rủi ro cao, trong đó có công chứng ngoài trụ sở

4.2. Thanh tra đột xuất

Thanh tra đột xuất được tiến hành khi:

Có đơn khiếu nại, tố cáo
Phát hiện dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng
Có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền

Đây là hình thức thanh tra thường dẫn đến xử phạt công chứng ngoài trụ sở nếu phát hiện sai phạm.

5. Hệ quả pháp lý sau thanh tra công chứng ngoài trụ sở

Tùy kết quả thanh tra, cơ quan có thẩm quyền có thể:

Xử phạt vi phạm hành chính
Buộc khắc phục hậu quả
Kiến nghị xử lý kỷ luật công chứng viên
Chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra nếu có dấu hiệu hình sự

Đối với các văn bản công chứng có sai phạm nghiêm trọng, kết luận thanh tra còn là nguồn chứng cứ quan trọng trong quá trình xét xử tại Tòa án.

6. Khuyến nghị để hạn chế rủi ro khi bị thanh tra

Để chủ động trước hoạt động thanh tra công chứng ngoài trụ sở, các tổ chức hành nghề công chứng cần:

Chuẩn hóa quy trình công chứng ngoài trụ sở bằng văn bản
Lưu trữ đầy đủ tài liệu chứng minh lý do hợp pháp
Ghi nhận chi tiết địa điểm, thời gian, diễn biến công chứng
Kiên quyết từ chối công chứng khi có dấu hiệu rủi ro

Đây không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn là biện pháp bảo vệ công chứng viên trong tranh chấp phát sinh.

Xem thêm: Tác động của hợp đồng ủy quyền có thù lao đến giao dịch pháp lý

Kết luận

Thanh tra công chứng ngoài trụ sở là hoạt động quản lý nhà nước cần thiết, nhằm bảo đảm tính minh bạch, hợp pháp và an toàn pháp lý của hoạt động công chứng. Việc hiểu đúng phạm vi, nội dung và quy trình thanh tra giúp công chứng viên và Văn phòng công chứng không chỉ tránh bị xử phạt mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ, uy tín nghề nghiệp trong dài hạn.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Thủ tục nhanh gọn để công chứng hợp đồng vay tiền ngân hàng

>>> Thủ tục chuyển khoản thừa kế: Khi người thụ hưởng không muốn rút tiền mặt

>>> Những thay đổi pháp lý mới ảnh hưởng đến dịch vụ cấp sổ đỏ lần đầu

>>> Có thể làm thủ tục đăng ký kết hôn tại Đại sứ quán Việt Nam ở nước ngoài không?

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội phục vụ công chứng gấp, lấy ngay trong ngày

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.