Trong bối cảnh chuyển đổi số trong hoạt động tư pháp và dịch vụ công, việc lưu trữ hồ sơ công chứng bằng bản điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, tra cứu và bảo đảm an toàn thông tin. Tuy nhiên, do đặc thù của hồ sơ công chứng là tài liệu gốc có giá trị chứng cứ cao và liên quan trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của các bên, việc áp dụng lưu trữ điện tử hiện vẫn chịu sự điều chỉnh chặt chẽ của pháp luật. Phân tích những giới hạn pháp lý hiện nay đối với lưu trữ hồ sơ công chứng bằng bản điện tử là cần thiết để nhận diện đúng phạm vi được phép, tránh rủi ro pháp lý trong thực tiễn hành nghề.
>>> Xem thêm: Gặp rắc rối khi công chứng hợp đồng ủy quyền, nên tìm đếnvăn phòng công chứng nào để xử lý nhanh chóng?
Khái quát về lưu trữ hồ sơ công chứng bằng bản điện tử
Lưu trữ hồ sơ công chứng bằng bản điện tử được hiểu là việc số hóa hoặc tạo lập hồ sơ công chứng dưới dạng dữ liệu điện tử nhằm phục vụ công tác quản lý, tra cứu, khai thác thông tin. Hình thức này có thể bao gồm:
Bản sao điện tử của hồ sơ công chứng giấy
Hồ sơ được lập, ký và lưu trữ trên môi trường điện tử theo quy trình số
Tuy nhiên, cần phân biệt rõ giữa lưu trữ điện tử để quản lý nội bộ và việc thay thế hoàn toàn hồ sơ giấy bằng hồ sơ điện tử, bởi đây chính là ranh giới pháp lý quan trọng.
Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc lưu trữ hồ sơ công chứng
Theo “Điều 61 Luật Công chứng 2014”, hồ sơ công chứng phải được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Quy định này được hiểu theo hướng:
Hồ sơ công chứng gốc vẫn phải được lập và lưu trữ bằng bản giấy
Việc lưu trữ phải bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn và khả năng sử dụng lâu dài
Bên cạnh đó, pháp luật về giao dịch điện tử và chuyển đổi số cho phép cơ quan, tổ chức áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ, nhưng chưa có quy định cho phép thay thế hoàn toàn hồ sơ công chứng gốc bằng bản điện tử.
>>> Xem thêm: Chi phí trung bình chodịch vụ làm sổ đỏ hiện nay là bao nhiêu?
Giá trị pháp lý của hồ sơ công chứng điện tử trong thực tiễn
Giá trị hỗ trợ, không thay thế hồ sơ gốc
Hiện nay, hồ sơ công chứng điện tử chủ yếu có giá trị:
Hỗ trợ tra cứu nhanh thông tin
Phục vụ quản lý nội bộ, thống kê, báo cáo
Hạn chế rủi ro thất lạc, hư hỏng hồ sơ giấy
Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, kiểm tra, thanh tra hoặc tố tụng, hồ sơ công chứng giấy gốc vẫn là căn cứ pháp lý chính thức.
Giới hạn trong sử dụng làm chứng cứ
Bản điện tử của hồ sơ công chứng chỉ có thể được coi là chứng cứ khi:
Những giới hạn pháp lý hiện nay đối với lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử
Chưa có cơ chế pháp lý thay thế hồ sơ giấy
Pháp luật hiện hành chưa thừa nhận việc lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy gốc. Điều này xuất phát từ:
Yêu cầu bảo đảm tính xác thực tuyệt đối của văn bản công chứng
Nguy cơ bị can thiệp, chỉnh sửa dữ liệu điện tử
Vì vậy, hồ sơ giấy vẫn là hình thức lưu trữ bắt buộc.
Giới hạn về chữ ký số và quy trình công chứng điện tử
Mặc dù chữ ký số đã được thừa nhận trong nhiều giao dịch điện tử, nhưng quy trình công chứng hiện hành vẫn yêu cầu:
Sự hiện diện trực tiếp của người yêu cầu công chứng
Việc ký trước mặt công chứng viên
Điều này làm cho việc hình thành hồ sơ công chứng điện tử hoàn toàn chưa thể triển khai rộng rãi.
Yêu cầu nghiêm ngặt về bảo mật và an toàn thông tin
Hồ sơ công chứng chứa nhiều thông tin nhạy cảm về nhân thân, tài sản và giao dịch. Việc lưu trữ điện tử đặt ra yêu cầu cao về:
Hệ thống bảo mật
Phân quyền truy cập
Phòng, chống rò rỉ dữ liệu
Nếu không bảo đảm các điều kiện này, tổ chức hành nghề công chứng có thể phát sinh trách nhiệm pháp lý.
Vai trò của lưu trữ điện tử trong bối cảnh chuyển đổi số công chứng
Mặc dù còn nhiều giới hạn, lưu trữ hồ sơ công chứng bằng bản điện tử vẫn có vai trò tích cực:
Hỗ trợ công chứng viên trong việc đối chiếu hồ sơ
Tăng tính minh bạch và khả năng kiểm soát nội bộ
Là nền tảng cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng thống nhất trong tương lai
Việc áp dụng cần được hiểu là bổ trợ cho lưu trữ truyền thống, không phải thay thế hoàn toàn.
Nhận xét và kiến nghị hoàn thiện pháp luật
Từ góc độ pháp lý, có thể nhận định rằng lưu trữ hồ sơ công chứng bằng bản điện tử là xu hướng tất yếu nhưng chưa đủ điều kiện pháp lý để áp dụng triệt để. Trong thời gian tới, cần:
Hoàn thiện khung pháp lý về công chứng điện tử
Quy định rõ giá trị pháp lý của hồ sơ công chứng điện tử
Xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật thống nhất về bảo mật và lưu trữ
Chỉ khi đó, hồ sơ công chứng điện tử mới có thể phát huy đầy đủ vai trò trong việc bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch dân sự.
Kết luận
Lưu trữ hồ sơ công chứng bằng bản điện tử hiện nay chủ yếu mang tính hỗ trợ, chưa thể thay thế hồ sơ công chứng giấy gốc do những giới hạn pháp lý và kỹ thuật. Việc nhận diện đúng phạm vi áp dụng và giá trị pháp lý của hồ sơ công chứng điện tử có ý nghĩa quan trọng đối với tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và các chủ thể tham gia giao dịch. Trong tiến trình chuyển đổi số, việc thận trọng và tuân thủ đúng khung pháp lý hiện hành là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho hoạt động công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
