Hồ sơ công chứng lưu trữ bị hư hỏng vật lý

Trong hoạt động công chứng, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ pháp lý quan trọng nhằm chứng minh tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đã được xác lập. Tuy nhiên, trên thực tế có những trường hợp hồ sơ công chứng bị hư hỏng, phai mờ, rách nát hoặc xuống cấp theo thời gian dẫn đến không còn khả năng đọc, gây ảnh hưởng trực tiếp đến việc giải quyết tranh chấp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên. Bài viết phân tích trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ không còn khả năng đọc theo quy định của pháp luật hiện hành.

>>> Xem thêm: Bạn sẽ nhận được sự tư vấn chính xác từ đội ngũ tại phòng công chứng để đảm bảo hồ sơ phù hợp quy định pháp luật.

1. Hồ sơ công chứng lưu trữ và yêu cầu bảo đảm khả năng đọc

1.1. Khái niệm hồ sơ công chứng lưu trữ

Theo Điều 40 và Điều 61 Luật Công chứng 2014, HS công chứng là tập hợp các giấy tờ liên quan đến việc công chứng hợp đồng, giao dịch và phải được tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ đầy đủ, an toàn, lâu dài.

HS công chứng lưu trữ không chỉ tồn tại về mặt hình thức mà còn phải bảo đảm:

• Tính toàn vẹn nội dung

• Tính xác thực

• Khả năng đọc và khai thác thông tin

1.2. Yêu cầu pháp lý về bảo quản hồ sơ công chứng

Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bảo quản HS công chứng, bảo đảm an toàn, không bị mất mát, hư hỏng.

Việc HS công chứng không còn khả năng đọc được xem là không bảo đảm yêu cầu bảo quản theo quy định pháp luật.

2. Nguyên nhân khiến hồ sơ công chứng lưu trữ không còn khả năng đọc

2.1. Nguyên nhân khách quan

Một số nguyên nhân khách quan có thể dẫn đến HS công chứng không còn khả năng đọc như:

• Lưu trữ trong điều kiện môi trường không phù hợp

• Ảnh hưởng của độ ẩm, nhiệt độ, côn trùng

• Thiên tai, hỏa hoạn

Dù mang tính khách quan, các yếu tố này vẫn đặt ra yêu cầu về trách nhiệm phòng ngừa của tổ chức hành nghề công chứng.

2.2. Nguyên nhân chủ quan

Nguyên nhân chủ quan thường gặp bao gồm:

• Không tuân thủ quy trình lưu trữ hồ sơ

• Không số hóa hồ sơ công chứng theo lộ trình

• Buông lỏng công tác quản lý, kiểm tra định kỳ

Những nguyên nhân này có thể làm phát sinh trách nhiệm pháp lý rõ ràng.

>>> Xem thêm: Giải pháp tối ưu cho người bận rộn chính là Dịch vụ làm sổ đỏ tại Hà Nội nhanh và chuyên nghiệp.

3. Trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ không còn khả năng đọc

3.1. Trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng

Theo Điều 38 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng phải chịu trách nhiệm về việc quản lý, lưu trữ HS công chứng.

Khi HS công chứng lưu trữ không còn khả năng đọc, tổ chức hành nghề công chứng có thể phải:

• Chịu trách nhiệm hành chính theo quy định pháp luật

• Bồi thường thiệt hại nếu gây tổn thất cho người yêu cầu công chứng theo Điều 584 Bộ luật Dân sự 2015

3.2. Trách nhiệm cá nhân của công chứng viên

Theo Điều 17 Luật Công chứng 2014, công chứng viên có nghĩa vụ tuân thủ quy tắc hành nghề và chịu trách nhiệm về văn bản công chứng do mình thực hiện.

Nếu HS công chứng không còn khả năng đọc do lỗi quản lý, bảo quản, công chứng viên có thể:

• Bị xử lý kỷ luật

• Bị xử phạt vi phạm hành chính

• Bị yêu cầu bồi thường thiệt hại trong trường hợp có lỗi

4. Ảnh hưởng pháp lý của hồ sơ công chứng không còn khả năng đọc

4.1. Khó khăn trong việc chứng minh giao dịch

Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ.

Khi hồ sơ công chứng không còn khả năng đọc:

• Việc trích lục thông tin gặp khó khăn

• Tòa án thiếu căn cứ để xác định nội dung giao dịch

• Quyền lợi của các bên có nguy cơ bị ảnh hưởng nghiêm trọng

4.2. Nguy cơ phát sinh tranh chấp và trách nhiệm bồi thường

Theo Điều 93 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, chứng cứ phải rõ ràng, xác thực và có khả năng kiểm tra.

Hồ sơ công chứng không còn khả năng đọc có thể dẫn đến:

• Tranh chấp kéo dài

• Phát sinh yêu cầu bồi thường thiệt hại

• Trách nhiệm pháp lý đối với tổ chức hành nghề công chứng

>>> Xem thêm: Biến thủ tục rườm rà thành nhanh chóng với Công chứng ngoài trụ sở.

5. Ví dụ minh họa thực tế

Một cá nhân yêu cầu trích lục hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất đã được công chứng cách đây hơn 15 năm để giải quyết tranh chấp tín dụng. Tuy nhiên, hồ sơ công chứng lưu trữ bị phai mực, rách nát, nhiều nội dung không thể đọc được.

Cơ quan giải quyết tranh chấp xác định:

• Tổ chức hành nghề công chứng không thực hiện đúng nghĩa vụ bảo quản hồ sơ

• Việc hồ sơ không còn khả năng đọc làm ảnh hưởng đến quyền chứng minh của đương sự

Từ đó phát sinh trách nhiệm bồi thường thiệt hại theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015 đối với tổ chức hành nghề công chứng.

6. Kết luận

Trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ không còn khả năng đọc là vấn đề có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự. Việc bảo quản hồ sơ công chứng không chỉ là nghĩa vụ hành chính mà còn là trách nhiệm pháp lý trực tiếp của tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên. Thực hiện nghiêm túc công tác lưu trữ, bảo đảm khả năng đọc của hồ sơ chính là nền tảng để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên và giữ vững giá trị pháp lý của hoạt động công chứng.