Bản chính hợp đồng bị mất: Cách yêu cầu cấp bản sao công chứng
Trong các giao dịch dân sự như mua bán nhà đất, ủy quyền, cho thuê tài sản, việc lập hợp đồng có công chứng là thủ tục bắt buộc để đảm bảo giá trị pháp lý. Tuy nhiên, nếu sau một thời gian, bản chính hợp đồng bị mất, bạn vẫn có thể xin cấp lại bản sao công chứng từ nơi lưu trữ hồ sơ gốc. Vậy quy trình xin lại bản sao như thế nào? Cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách yêu cầu cấp bản sao công chứng đúng quy định pháp luật.
>>> Xem thêm: Tại sao nên chọn công chứng giấy tờ online? Tất cả sẽ có trong bài viết này
1. Bản sao công chứng là gì?
Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
“Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.”
Trong trường hợp bản chính của bạn bị mất nhưng hợp đồng đã được công chứng tại văn phòng công chứng, thì bạn có quyền yêu cầu cấp bản sao công chứng từ hồ sơ lưu trữ gốc tại văn phòng đó.
Khác với việc chứng thực từ bản chính do người dân cung cấp, bản sao công chứng hợp đồng trong trường hợp này được sao từ hồ sơ lưu tại văn phòng công chứng – đây là nguồn lưu trữ chính thức và có giá trị pháp lý tương đương.
2. Căn cứ pháp lý khi xin cấp bản sao công chứng
Căn cứ theo:
Luật Công chứng 2014, Điều 61 quy định về việc lưu trữ và cấp lại bản sao văn bản công chứng
Thông tư 01/2020/TT-BTP, hướng dẫn nghiệp vụ công chứng, lưu trữ hồ sơ công chứng
Nghị định 23/2015/NĐ-CP, quy định chi tiết về chứng thực bản sao từ bản chính
Các quy định hành chính của từng văn phòng công chứng, nơi bạn lập hợp đồng
Theo đó, văn phòng công chứng có trách nhiệm lưu trữ bản chính hợp đồng và có thể cấp bản sao công chứng theo yêu cầu của các bên liên quan trong thời hạn lưu trữ hợp pháp.
Cần nộp lại hợp đồng cho cơ quan nhà nước, ngân hàng, tòa án…
Làm lại hồ sơ nhà đất, thừa kế, hoặc giải quyết tranh chấp
Một bên trong hợp đồng yêu cầu đối chiếu, xác minh quyền lợi
Ví dụ minh họa: Anh Long từng mua nhà và ký hợp đồng mua bán có công chứng tại Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Sau vài năm, anh làm mất bản chính. Khi muốn sang tên sổ đỏ, anh cần bản sao hợp đồng để bổ sung hồ sơ. Anh đã đến văn phòng cũ, xuất trình giấy tờ tùy thân, và được cấp bản sao công chứng ngay trong ngày từ hồ sơ lưu.
Giấy đề nghị cấp bản sao hợp đồng (theo mẫu hoặc viết tay)
Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người yêu cầu
Tài liệu chứng minh bạn là người có quyền yêu cầu (có tên trong hợp đồng hoặc giấy ủy quyền)
Thông tin cụ thể về hợp đồng: số công chứng, ngày ký, tên các bên
Trong một số trường hợp đặc biệt, văn phòng có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ liên quan đến quyền thừa kế, giấy xác nhận mất bản chính, hoặc cam kết sử dụng bản sao đúng mục đích.
Bước 1: Đến đúng văn phòng công chứng nơi lập hợp đồng Bước 2: Nộp hồ sơ và đề nghị cấp bản sao công chứng Bước 3: Công chứng viên kiểm tra hồ sơ lưu trữ Bước 4: Nếu hợp lệ, văn phòng cấp bản sao từ hồ sơ gốc và thu lệ phí
Thời gian xử lý thường trong 1 – 2 giờ làm việc, có thể nhanh hơn nếu hồ sơ rõ ràng.
5. Văn phòng công chứng lưu hồ sơ bao lâu?
Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, văn phòng công chứng có trách nhiệm:
“Lưu trữ văn bản công chứng, hồ sơ công chứng trong thời hạn ít nhất 20 năm.”
Điều này có nghĩa là bạn hoàn toàn có thể xin bản sao công chứng kể cả khi hợp đồng đã lập cách đây 5–10 năm, miễn là văn phòng công chứng vẫn còn hoạt động và lưu trữ hồ sơ.
Trong trường hợp văn phòng công chứng giải thể, hồ sơ sẽ được chuyển giao cho Sở Tư pháp quản lý và bạn có thể liên hệ tại đó để xin trích lục.
>>> Xem thêm: Quy trình xử lý tài sản chung vợ chồng khi công chứng tại văn phòng công chứng.
6. Mức phí cấp bản sao công chứng
Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC:
Trang đầu: 2.000 đồng/trang
Trang tiếp theo: 1.000 đồng/trang
Không quá 200.000 đồng với bản sao nhiều trang
Phí có thể thay đổi tùy quy định cụ thể của từng văn phòng công chứng hoặc theo hồ sơ bổ sung.
7. Lưu ý khi xin lại bản sao công chứng hợp đồng
Phải đến đúng văn phòng công chứng đã lập hợp đồng gốc
Bản sao công chứng có giá trị pháp lý như bản chính trong giao dịch hành chính, dân sự
Không cấp bản sao nếu bạn không có tên trong hợp đồng, trừ khi có giấy ủy quyền hoặc văn bản pháp lý xác minh quyền yêu cầu
Nên ghi nhớ số công chứng, ngày công chứng và tên người lập để tra cứu nhanh hơn
Ví dụ thực tế: Chị Hương từng ủy quyền cho em gái bán đất vào năm 2017. Năm 2024, chị cần nộp lại hợp đồng này cho tòa án nhưng bản chính đã thất lạc. Chị đến văn phòng công chứng nơi lập hợp đồng, trình CCCD và giấy tờ liên quan. Trong 1 tiếng, chị được cấp bản sao có giá trị tương đương để sử dụng đúng mục đích.
Việc xin cấp bản sao công chứng khi bản chính hợp đồng bị mất là hoàn toàn khả thi và được pháp luật cho phép. Chỉ cần bạn đến đúng văn phòng đã lập hợp đồng, cung cấp đầy đủ thông tin và giấy tờ cần thiết, việc xin lại bản sao hợp lệ sẽ được giải quyết nhanh chóng.
Nếu bạn cần hỗ trợ làm thủ tục xin cấp lại, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được hướng dẫn cụ thể, nhanh chóng và đúng quy định pháp luật.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
