Có cần ghi rõ lý do công chứng ngoài trụ sở trong hợp đồng hay không?
Công chứng ngoài trụ sở là hình thức được pháp luật cho phép trong những trường hợp nhất định. Tuy nhiên, trong thực tiễn giải quyết tranh chấp, một trong những vấn đề thường bị Tòa án và cơ quan có thẩm quyền xem xét là: văn bản công chứng có ghi rõ lý do công chứng ngoài trụ sở hay không. Việc này đặt ra câu hỏi quan trọng: ghi lý do công chứng ngoài trụ sở có phải là yêu cầu bắt buộc trong hợp đồng, giao dịch công chứng hay không?
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng hỗ trợ công chứng giấy tờ cho người nước ngoài?
1. Căn cứ pháp lý về công chứng ngoài trụ sở
1.1. Quy định của Luật Công chứng về địa điểm công chứng
Theo khoản 2 Điều 44 Luật Công chứng 2014, công chứng viên được thực hiện công chứng ngoài trụ sở trong các trường hợp:
Người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại;
Người đang điều trị tại cơ sở y tế;
Có lý do chính đáng khác theo quy định pháp luật.
Quy định này cho thấy: công chứng ngoài trụ sở không phải là quyền tùy nghi, mà phải dựa trên lý do hợp pháp và cụ thể.
1.2. Quy định về giá trị pháp lý của văn bản công chứng
Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên vô hiệu. Do đó, việc tuân thủ đầy đủ điều kiện về địa điểm và lý do công chứng có ý nghĩa quyết định đối với giá trị pháp lý của văn bản.
2. Có bắt buộc phải ghi lý do công chứng ngoài trụ sở trong hợp đồng hay không?
2.1. Pháp luật không quy định bắt buộc nhưng có yêu cầu gián tiếp
Tuy nhiên, xét tổng thể các quy định tại:
Điều 44 (điều kiện công chứng ngoài trụ sở);
Điều 40, Điều 41 (hồ sơ công chứng);
Điều 46 (lời chứng của công chứng viên),
có thể thấy rằng việc là yêu cầu gián tiếp nhưng mang tính bắt buộc về mặt pháp lý.
2.2. Phân biệt giữa “hợp đồng” và “lời chứng”
Trên thực tế:
Nội dung hợp đồng thường không bắt buộc;
Lời chứng của công chứng viên phải thể hiện đầy đủ bối cảnh công chứng, bao gồm địa điểm và căn cứ thực hiện ngoài trụ sở.
👉 Như vậy, chủ yếu là nghĩa vụ thể hiện trong lời chứng, không nhất thiết nằm trong phần nội dung thỏa thuận của các bên.
3.2. Giảm nguy cơ bị tuyên vô hiệu do vi phạm hình thức
Theo Điều 129 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự vi phạm điều kiện về hình thức theo quy định của luật có thể bị tuyên vô hiệu.
Trong nhiều vụ án, việc không thể hiện lý do công chứng ngoài trụ sở đã khiến Tòa án cho rằng thủ tục công chứng không được thực hiện đúng luật.
4. Ghi lý do công chứng ngoài trụ sở như thế nào cho đúng?
4.1. Nội dung cần thể hiện trong lời chứng khi ghi lý do công chứng ngoài trụ sở
Lời chứng nên ghi rõ:
Địa điểm thực hiện công chứng (tại nhà riêng, bệnh viện…);
Lý do không thể thực hiện tại trụ sở;
Việc công chứng viên đã trực tiếp xác minh điều kiện công chứng.
Ví dụ: “Do bên yêu cầu công chứng là người cao tuổi, sức khỏe yếu, không thể đi lại nên công chứng viên thực hiện công chứng ngoài trụ sở theo khoản 2 Điều 44 Luật Công chứng 2014.”
4.2. Có cần ghi lại trong hợp đồng hay không?
Về mặt pháp lý:
Không bắt buộc trong phần nội dung hợp đồng;
Tuy nhiên, trong các giao dịch nhạy cảm (tặng cho, di chúc, chuyển nhượng tài sản lớn), việc ghi chú ngắn gọn trong hợp đồng có thể giúp tăng giá trị chứng minh.
5. Ví dụ thực tế minh họa về việc ghi lý do công chứng ngoài trụ sở
Ví dụ: Bà T (78 tuổi) ký hợp đồng tặng cho nhà đất tại nhà riêng. Văn bản được công chứng ngoài trụ sở nhưng:
Lời chứng chỉ ghi “công chứng ngoài trụ sở”;
Không ghi rõ lý do công chứng ngoài trụ sở;
Hồ sơ không có tài liệu thể hiện tình trạng sức khỏe.
Sau khi bà T qua đời, các con khởi kiện yêu cầu tuyên hợp đồng vô hiệu.
👉 Tòa án nhận định: không đủ căn cứ xác định việc công chứng ngoài trụ sở là đúng quy định tại Điều 44 Luật Công chứng 2014.
>>> Xem thêm: Dịch vụ công chứngtrọn gói, đảm bảo đúng quy định pháp luật
➡️ Hợp đồng bị tuyên vô hiệu do vi phạm thủ tục công chứng.
6. Khuyến nghị để hạn chế rủi ro pháp lý khi ghi lý do công chứng ngoài trụ sở
6.1. Đối với công chứng viên
Luôn ghi rõ lý do công chứng ngoài trụ sở trong lời chứng;
Lưu tài liệu chứng minh lý do công chứng tại chỗ trong hồ sơ;
Không thực hiện công chứng ngoài trụ sở theo yêu cầu tùy tiện.
6.2. Đối với người yêu cầu công chứng
Chủ động đề nghị ghi nhận lý do công chứng ngoài trụ sở;
Mặc dù pháp luật không bắt buộc phải ghi lý do công chứng ngoài trụ sở trong nội dung hợp đồng, nhưng trong lời chứng của công chứng viên là yêu cầu đặc biệt quan trọng. Đây không chỉ là vấn đề kỹ thuật hành nghề mà còn là yếu tố quyết định giá trị pháp lý của văn bản công chứng khi phát sinh tranh chấp.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
