Kinh nghiệm thực tiễn hạn chế rủi ro khi ký hợp đồng ngoài văn phòng công chứng
Trong nhiều trường hợp đặc biệt, việc ký hợp đồng ngoài văn phòng công chứng là giải pháp cần thiết để bảo đảm quyền lợi của người không thể di chuyển hoặc đang trong tình trạng sức khỏe hạn chế. Tuy nhiên, thực tiễn xét xử cho thấy không ít tranh chấp phát sinh từ chính các giao dịch được công chứng ngoài trụ sở do sai sót về thủ tục, ý chí hoặc điều kiện pháp lý. Việc nắm rõ kinh nghiệm công chứng ngoài trụ sở không chỉ giúp người dân phòng tránh rủi ro mà còn là yêu cầu quan trọng đối với công chứng viên khi hành nghề. Bài viết dưới đây tổng hợp các kinh nghiệm thực tiễn có giá trị phòng ngừa cao.
>>> Xem thêm: Cách xử lý khi phát hiện sai sót sau khi công chứng tại văn phòng công chứng
1. Nhận thức đúng về tính “ngoại lệ” của công chứng ngoài trụ sở
Kinh nghiệm đầu tiên và quan trọng nhất là phải hiểu rằng:
Công chứng tại trụ sở là nguyên tắc chung
Công chứng ngoài trụ sở là ngoại lệ có điều kiện
Trong thực tế, nhiều rủi ro phát sinh do các bên xem công chứng ngoài trụ sở như một dịch vụ linh hoạt theo yêu cầu, mà bỏ qua điều kiện pháp lý bắt buộc. Khi giao dịch bị tranh chấp, Tòa án thường xem xét rất kỹ lý do công chứng ngoài trụ sở có thực sự chính đáng hay không.
👉 Kinh nghiệm rút ra: chỉ lựa chọn ký hợp đồng ngoài văn phòng công chứng khi có lý do hợp pháp, rõ ràng và có thể chứng minh.
2. Chuẩn bị và lưu giữ đầy đủ căn cứ chứng minh lý do công chứng ngoài trụ sở
Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến văn bản công chứng bị rủi ro pháp lý là không chứng minh được lý do công chứng ngoài trụ sở.
Kinh nghiệm thực tiễn cho thấy cần:
Có giấy tờ y tế khi công chứng tại bệnh viện, tại nhà do bệnh tật
Có tài liệu thể hiện tình trạng hạn chế đi lại (tuổi cao, khuyết tật)
Có xác nhận hợp pháp trong trường hợp người đang chấp hành án
Những tài liệu này không chỉ phục vụ việc công chứng mà còn là chứng cứ bảo vệ giá trị pháp lý của hợp đồng khi có tranh chấp.
5. Hạn chế công chứng ngoài trụ sở đối với giao dịch phức tạp, giá trị lớn
Thực tiễn cho thấy, công chứng ngoài trụ sở không phù hợp với mọi loại hợp đồng.
Đối với các giao dịch:
Chuyển nhượng nhà đất giá trị lớn
Phân chia di sản có nhiều người liên quan
Giao dịch có dấu hiệu mâu thuẫn lợi ích
Kinh nghiệm an toàn là:
Ưu tiên công chứng tại trụ sở để bảo đảm điều kiện khách quan
Chỉ công chứng ngoài trụ sở khi thật sự cần thiết và đã đánh giá đầy đủ rủi ro
Nhiều tranh chấp phát sinh không phải do nội dung hợp đồng, mà do bối cảnh ký kết thiếu an toàn pháp lý.
6. Vai trò kiểm soát rủi ro của Văn phòng công chứng
Kinh nghiệm từ hoạt động thanh tra cho thấy, rủi ro không chỉ đến từ cá nhân công chứng viên mà còn từ quy trình nội bộ lỏng lẻo.
Văn phòng công chứng cần:
Có quy trình riêng cho công chứng ngoài trụ sở
Kiểm soát hồ sơ trước và sau khi công chứng
Không chạy theo yêu cầu khách hàng bằng mọi giá
Việc buông lỏng quản lý là nguyên nhân khiến nhiều Văn phòng công chứng bị xử phạt hoặc liên đới trách nhiệm bồi thường.
7. Chủ động từ chối công chứng khi có dấu hiệu rủi ro
Một kinh nghiệm quan trọng nhưng thường bị bỏ qua là:
Từ chối công chứng đúng lúc chính là biện pháp phòng ngừa rủi ro hiệu quả nhất.
Trong thực tiễn, công chứng viên nên từ chối khi:
Không xác minh được lý do công chứng ngoài trụ sở
Người ký có dấu hiệu không tự nguyện
Có tranh chấp tiềm ẩn hoặc mâu thuẫn lợi ích rõ ràng
Việc từ chối công chứng trong những trường hợp này không phải né tránh trách nhiệm, mà là thực hiện đúng nghĩa vụ pháp luật.
Kết luận
Những kinh nghiệm công chứng ngoài trụ sở được rút ra từ thực tiễn cho thấy, đây là hoạt động cần sự thận trọng cao hơn nhiều so với công chứng tại trụ sở. Việc chuẩn bị đầy đủ căn cứ pháp lý, đánh giá kỹ ý chí người ký, ghi nhận chặt chẽ thủ tục và chủ động từ chối khi cần thiết chính là chìa khóa để hạn chế rủi ro tranh chấp và bảo vệ giá trị pháp lý của hợp đồng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
