Công chứng ngoài trụ sở là giải pháp linh hoạt, tạo điều kiện cho người dân trong nhiều trường hợp đặc biệt. Tuy nhiên, trên thực tế, lỗi khi công chứng ngoài trụ sở vẫn xảy ra khá phổ biến do chủ quan, hiểu sai quy định hoặc thực hiện không đầy đủ trình tự pháp luật. Những sai sót này có thể khiến văn bản công chứng bị khiếu nại, tranh chấp, thậm chí bị xem xét trách nhiệm pháp lý.
Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra các sai sót thường gặp khi công chứng ngoài trụ sở, căn cứ pháp lý liên quan và cách phòng tránh hiệu quả.
>>> Xem thêm: Chọn đúng văn phòng công chứng – bạn đã đi được nửa chặng đường đến thành công pháp lý.
1. Sai sót khi công chứng ngoài trụ sở do không đủ điều kiện thực hiện
Một trong những lỗi khi công chứng ngoài trụ sở phổ biến nhất là thực hiện công chứng khi không thuộc trường hợp được phép.
📌 Theo Điều 44 Luật Công chứng 2014, công chứng ngoài trụ sở chỉ được thực hiện khi:
Người yêu cầu công chứng già yếu, không thể đi lại
Người đang bị tạm giữ, tạm giam
Hoặc có lý do chính đáng khác
❌ Sai sót thường gặp:
Công chứng ngoài trụ sở chỉ vì “thuận tiện”
Không có căn cứ chứng minh lý do chính đáng
➡️ Cách phòng tránh: Người yêu cầu cần trình bày rõ lý do; công chứng viên phải đánh giá và ghi nhận đầy đủ căn cứ pháp lý trước khi thực hiện.
2. Sai sót khi công chứng ngoài trụ sở do không xác minh đầy đủ năng lực, ý chí
📌 Điều 7 và Điều 17 Luật Công chứng 2014 quy định công chứng viên phải bảo đảm:
Người yêu cầu có năng lực hành vi dân sự
Giao dịch được xác lập trên cơ sở tự nguyện, minh mẫn
❌ Sai sót thường gặp:
Không kiểm tra tình trạng minh mẫn của người ký
Công chứng khi người yêu cầu đang bệnh nặng, nhận thức không ổn định
Không yêu cầu người làm chứng khi cần thiết
➡️ Cách phòng tránh: Công chứng viên cần trực tiếp trao đổi, đánh giá thực tế; trường hợp nghi ngờ phải từ chối hoặc yêu cầu làm rõ trước khi công chứng.
➡️ Cách phòng tránh: Công chứng viên cần ghi rõ trong lời chứng:
Địa điểm thực hiện
Hoàn cảnh công chứng ngoài trụ sở
Thời gian, chữ ký, dấu theo đúng quy định
4. Sai sót khi công chứng ngoài trụ sở do bỏ qua thủ tục hồ sơ, lưu trữ
📌 Điều 40 và Điều 61 Luật Công chứng 2014 quy định về hồ sơ công chứng và lưu trữ hồ sơ.
❌ Sai sót thường gặp:
Không lập hồ sơ công chứng đầy đủ
Không lưu tài liệu chứng minh lý do công chứng ngoài trụ sở
Không ghi vào sổ công chứng theo quy định
➡️ Cách phòng tránh: Tổ chức hành nghề công chứng cần:
Lập hồ sơ đầy đủ như công chứng tại trụ sở
Lưu trữ tài liệu liên quan đến việc công chứng ngoài trụ sở
Ghi chép chính xác trong sổ công chứng
>>> Xem thêm: Khi cần công chứng khẩn cấp, hãy nghĩ ngay đến Dịch vụ công chứng đáng tin cậy.
5. Ví dụ minh họa thực tế
Ví dụ thực tế: Ông A bị bệnh nặng, được công chứng hợp đồng tặng cho tại nhà. Tuy nhiên, công chứng viên không ghi rõ địa điểm công chứng ngoài trụ sở và không làm rõ tình trạng minh mẫn của ông A.
Sau đó, các con của ông A khởi kiện yêu cầu tuyên văn bản công chứng vô hiệu với lý do trình tự công chứng không đúng.
➡️ Vụ việc phát sinh tranh chấp do lỗi khi công chứng ngoài trụ sở, dù nội dung giao dịch không trái pháp luật.
6. Kết luận
Lỗi khi công chứng ngoài trụ sở thường không xuất phát từ nội dung giao dịch, mà chủ yếu do sai sót về điều kiện, trình tự và thủ tục pháp lý. Việc tuân thủ chặt chẽ Luật Công chứng 2014, đặc biệt là các quy định về điều kiện công chứng ngoài trụ sở, xác minh ý chí và ghi nhận đầy đủ thông tin, là cách hiệu quả nhất để phòng tránh rủi ro.
Chủ động hiểu rõ sai sót thường gặp khi công chứng ngoài trụ sở và cách phòng tránh sẽ giúp cả người yêu cầu công chứng và công chứng viên bảo vệ tốt nhất giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
