Sai trình tự nội bộ khi ký hợp đồng: Văn bản công chứng xử lý sao
Trong nhiều giao dịch dân sự, thương mại có sự tham gia của pháp nhân, tổ chức, việc ký kết hợp đồng không chỉ phải tuân thủ pháp luật chung mà còn phải đúng trình tự, thẩm quyền nội bộ của tổ chức. Trường hợp hợp đồng được công chứng nhưng sau đó phát hiện việc ký kết không đúng trình tự nội bộ của tổ chức, văn bản công chứng có nguy cơ bị Tòa án tuyên hủy.
Bài viết phân tích căn cứ pháp lý về hủy văn bản công chứng khi hợp đồng được ký không đúng trình tự nội bộ của tổ chức, nhận diện rủi ro và ví dụ minh họa thực tế.
>>> Xem thêm: Khi cần xử lý giấy tờ vào cuối tuần hoặc ngoài giờ, bạn có thể tham khảo lịch hoạt động linh hoạt của phòng công chứng.
1. Trình tự nội bộ của tổ chức và ý nghĩa pháp lý trong giao dịch công chứng
1.1. Trình tự nội bộ của tổ chức là gì?
Trình tự nội bộ của tổ chức bao gồm:
Thẩm quyền ký kết hợp đồng;
Quy trình phê duyệt nội bộ (Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, chủ sở hữu…);
Hình thức và phạm vi ủy quyền.
Đây là cơ sở để xác định ý chí hợp pháp của pháp nhân khi tham gia giao dịch.
1.2. Mối liên hệ giữa trình tự nội bộ và hiệu lực hợp đồng
Theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, một giao dịch dân sự có hiệu lực khi:
Chủ thể có năng lực pháp luật, năng lực hành vi phù hợp;
Ý chí tự nguyện;
Nội dung không vi phạm pháp luật.
Khi người ký không được phê duyệt hoặc vượt quá thẩm quyền nội bộ, điều kiện về chủ thể và ý chí đại diện hợp pháp không được bảo đảm.
2. Căn cứ pháp lý hủy văn bản công chứng do ký sai trình tự nội bộ
2.1. Vi phạm điều kiện về chủ thể giao kết hợp đồng
Theo Điều 134 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập:
Không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ cho pháp nhân;
Trừ trường hợp được công nhận sau đó.
Nếu hợp đồng không được tổ chức chấp thuận, giao dịch có thể bị tuyên vô hiệu.
2.2. Căn cứ hủy văn bản công chứng theo Luật Công chứng
Theo Điều 51 Luật Công chứng 2014, Tòa án có thẩm quyền:
Tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu khi có vi phạm pháp luật nghiêm trọng.
Việc công chứng hợp đồng được ký không đúng trình tự nội bộ của tổ chức được xem là vi phạm nghiêm trọng điều kiện về chủ thể và thẩm quyền.
>>> Xem thêm: Được đánh giá là top đầu Hà Nội, dịch vụ làm sổ hồng giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian xử lý hồ sơ.
3. Các trường hợp điển hình dẫn đến hủy văn bản công chứng
3.1. Người đại diện ký hợp đồng vượt quá thẩm quyền được giao
Ví dụ:
Giám đốc ký hợp đồng chuyển nhượng tài sản lớn nhưng không có nghị quyết của Hội đồng thành viên;
Người được ủy quyền ký ngoài phạm vi ủy quyền.
Các trường hợp này thường bị Tòa án tuyên vô hiệu giao dịch và hủy văn bản công chứng.
3.2. Không tuân thủ quy trình phê duyệt nội bộ bắt buộc
Một số tổ chức quy định:
Mọi giao dịch bất động sản phải được thông qua tập thể;
Phải có quyết định bằng văn bản.
Việc thiếu các tài liệu này dẫn đến hợp đồng không phản ánh ý chí hợp pháp của tổ chức.
4. Trách nhiệm pháp lý phát sinh từ việc công chứng hợp đồng ký sai trình tự
4.1. Nguy cơ hủy hợp đồng và hậu quả pháp lý
Theo Điều 131 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch vô hiệu dẫn đến:
Các bên hoàn trả cho nhau những gì đã nhận;
Bồi thường thiệt hại nếu có lỗi.
Văn bản công chứng bị hủy làm mất giá trị pháp lý của toàn bộ giao dịch.
4.2. Trách nhiệm của công chứng viên
Công chứng viên có nghĩa vụ:
Kiểm tra tư cách chủ thể, thẩm quyền ký kết;
Từ chối công chứng nếu phát hiện hồ sơ không hợp lệ.
Việc bỏ qua kiểm tra trình tự nội bộ có thể khiến công chứng viên:
Bị xử lý kỷ luật
Bị yêu cầu bồi thường theo Luật Công chứng 2014.
>>> Xem thêm: Công cụ tính toán Phí công chứng chính xác từng đồng.
5. Ví dụ minh họa thực tế
Ví dụ thực tế:
Công ty X ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất với cá nhân Y và được công chứng. Sau đó, công ty X khởi kiện yêu cầu hủy văn bản công chứng với lý do:
Giám đốc ký hợp đồng chưa được Hội đồng thành viên thông qua;
Điều lệ công ty quy định giao dịch bất động sản phải có nghị quyết.
Tòa án xác định:
Hợp đồng không được ký đúng trình tự nội bộ;
Người ký vượt quá thẩm quyền đại diện.
Kết quả, văn bản công chứng bị tuyên hủy, các bên hoàn trả cho nhau theo quy định pháp luật.
6. Kết luận
Hủy văn bản công chứng khi hợp đồng được ký không đúng trình tự nội bộ của tổ chức là hệ quả pháp lý tất yếu khi:
Ý chí của pháp nhân không được thể hiện hợp pháp;
Điều kiện về chủ thể và thẩm quyền giao kết bị vi phạm.
Đối với công chứng viên và các bên tham gia giao dịch, việc kiểm tra chặt chẽ trình tự nội bộ, thẩm quyền ký kết không chỉ giúp bảo vệ hiệu lực hợp đồng mà còn phòng ngừa rủi ro tranh chấp, thiệt hại về sau.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
