Thiếu giấy tờ bắt buộc: Công chứng viên có được từ chối?
Từ chối công chứng khi người yêu cầu công chứng không xuất trình đủ giấy tờ bắt buộc là một trong những trường hợp phổ biến nhất trong hoạt động công chứng hiện nay. Nhiều cá nhân cho rằng công chứng viên có trách nhiệm “hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ” nên vẫn phải tiếp nhận yêu cầu dù giấy tờ chưa đầy đủ. Tuy nhiên, pháp luật công chứng quy định rõ nghĩa vụ xuất trình hồ sơ hợp lệ thuộc về người yêu cầu công chứng. Việc thiếu giấy tờ bắt buộc không chỉ cản trở quá trình xác minh mà còn là căn cứ pháp lý trực tiếp để công chứng viên từ chối công chứng.
1. Giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ công chứng được hiểu như thế nào?
Giấy tờ bắt buộc trong công chứng là những tài liệu pháp luật yêu cầu phải xuất trình đầy đủ, hợp lệ để công chứng viên có căn cứ xác định:
Năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng
Quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với tài sản
Tính hợp pháp của giao dịch, hợp đồng
Theo Luật Công chứng 2024, hồ sơ công chứng tối thiểu thường bao gồm:
Giấy tờ tùy thân hợp lệ của các bên
Giấy tờ chứng minh quyền đối với tài sản giao dịch
Dự thảo hợp đồng, giao dịch (nếu có)
Các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành
Việc thiếu một trong các giấy tờ bắt buộc này có thể khiến công chứng viên không đủ cơ sở pháp lý để thực hiện công chứng.
2. Nghĩa vụ xuất trình giấy tờ thuộc về ai?
Khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng 2024 quy định: “Người yêu cầu công chứng có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, trung thực các giấy tờ cần thiết liên quan đến nội dung công chứng”.
Quy định này khẳng định rõ:
Công chứng viên không có nghĩa vụ thay thế người yêu cầu công chứng trong việc thu thập hồ sơ
Việc thiếu giấy tờ là lỗi thuộc về người yêu cầu công chứng, không phải lỗi nghiệp vụ của công chứng viên
Do đó, trong trường hợp hồ sơ không đầy đủ, công chứng viên được quyền từ chối tiếp nhận hoặc từ chối công chứng.
3. Từ chối công chứng khi không xuất trình đủ giấy tờ: Căn cứ pháp lý trực tiếp
Việc từ chối công chứng trong trường hợp này được đặt trên các căn cứ pháp lý sau:
Khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng 2024: nghĩa vụ cung cấp hồ sơ
Điều 7 Luật Công chứng 2024: nguyên tắc tuân thủ pháp luật
Điều 44 Luật Công chứng 2024: trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ
Nếu công chứng viên vẫn tiến hành công chứng khi hồ sơ thiếu giấy tờ bắt buộc, thì nguy cơ phát sinh văn bản công chứng trái pháp luật là rất lớn, kéo theo trách nhiệm pháp lý cho chính công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.
>>> Xem thêm: Tổng hợp 10 ưu điểm nổi bật khi chọndịch vụ làm sổ đỏ uy tín tại Hà Nội
4. Phân biệt hồ sơ “chưa đầy đủ” và hồ sơ “không thể công chứng”
Trong thực tiễn, cần phân biệt hai trường hợp:
Hồ sơ chưa đầy đủ nhưng có thể bổ sung: công chứng viên hướng dẫn bổ sung và tạm thời chưa công chứng
Hồ sơ thiếu giấy tờ bắt buộc không thể thay thế: công chứng viên từ chối công chứng
Ví dụ minh họa: “Người yêu cầu công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất nhưng không xuất trình Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bản gốc. Trường hợp này, công chứng viên không thể xác minh quyền của bên chuyển nhượng và có quyền từ chối công chứng”.
5. Việc từ chối công chứng có phải là gây khó dễ cho người dân không?
Trên phương diện pháp lý, từ chối công chứng trong trường hợp hồ sơ không đầy đủ không phải là hành vi gây khó dễ, mà là:
Biện pháp phòng ngừa rủi ro pháp lý
Cách bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch
Yêu cầu bắt buộc để bảo đảm tính an toàn pháp lý của văn bản công chứng
Nếu công chứng viên “linh hoạt” bỏ qua giấy tờ bắt buộc, thì văn bản công chứng có nguy cơ bị Tòa án tuyên vô hiệu khi phát sinh tranh chấp.
6. Hậu quả pháp lý nếu vẫn công chứng khi thiếu giấy tờ bắt buộc
Trong trường hợp công chứng viên vẫn thực hiện công chứng dù người yêu cầu không xuất trình đủ giấy tờ bắt buộc, có thể dẫn đến:
Văn bản công chứng bị tuyên vô hiệu
Công chứng viên bị xem xét trách nhiệm nghề nghiệp
Tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại nếu có
Đây là lý do vì sao pháp luật cho phép và khuyến khích công chứng viên từ chối công chứng trong những trường hợp hồ sơ không hợp lệ.
7. Kết luận
Từ chối công chứng khi người yêu cầu công chứng không xuất trình đủ giấy tờ bắt buộc là quyền và cũng là nghĩa vụ pháp lý của công chứng viên. Quy định này không nhằm hạn chế quyền của người dân, mà để bảo đảm rằng mọi văn bản công chứng được lập ra đều có căn cứ pháp lý vững chắc, tránh rủi ro tranh chấp về sau. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu là yếu tố then chốt giúp quá trình công chứng diễn ra nhanh chóng và an toàn pháp lý.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
