Xử phạt vi phạm hành chính trong công chứng ngoài trụ sở: Các lỗi thường gặp
Hoạt động công chứng ngoài trụ sở mang lại nhiều thuận lợi cho người dân nhưng cũng tiềm ẩn không ít rủi ro pháp lý nếu không được thực hiện đúng quy định. Trên thực tế, nhiều Văn phòng công chứng và công chứng viên đã bị xử phạt công chứng ngoài trụ sở do vi phạm trình tự, điều kiện hoặc nghĩa vụ nghề nghiệp. Việc nhận diện các lỗi thường gặp và chế tài xử phạt tương ứng là cơ sở quan trọng để phòng ngừa vi phạm, bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
1. Căn cứ pháp lý về xử phạt công chứng ngoài trụ sở
Việc xử phạt vi phạm hành chính trong công chứng ngoài trụ sở được căn cứ vào các văn bản pháp luật sau:
“Luật Công chứng năm 2024”
“Nghị định số 82/2020/NĐ-CP” (về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, còn hiệu lực đối với chế tài xử phạt)
“Bộ luật Dân sự năm 2015”
Các quy tắc đạo đức hành nghề công chứng
Theo đó, mọi hành vi vi phạm quy định về công chứng ngoài trụ sở đều có thể bị xử phạt hành chính, независимо việc văn bản công chứng đã phát sinh hiệu lực hay chưa.
2. Các lỗi thường gặp dẫn đến xử phạt công chứng ngoài trụ sở
2.1. Công chứng ngoài trụ sở không thuộc trường hợp pháp luật cho phép
Đây là lỗi phổ biến nhất trong thực tiễn.
Pháp luật chỉ cho phép công chứng ngoài trụ sở trong những trường hợp nhất định như: người già yếu, người bị bệnh, người không thể đi lại, người đang bị tạm giam, chấp hành án… Việc công chứng ngoài trụ sở theo yêu cầu thuận tiện cá nhân nhưng không có căn cứ hợp pháp là hành vi vi phạm.
Hành vi này có thể bị xử phạt hành chính và là căn cứ để xem xét trách nhiệm của cả công chứng viên và Văn phòng công chứng.
2.2. Không xác minh đầy đủ điều kiện công chứng ngoài trụ sở
Nhiều trường hợp công chứng viên không lập hoặc không lưu hồ sơ chứng minh lý do công chứng ngoài trụ sở (giấy xác nhận bệnh, biên bản ghi nhận tình trạng sức khỏe, hoàn cảnh cư trú…).
Theo pháp luật công chứng, việc không xác minh điều kiện là vi phạm nghĩa vụ nghề nghiệp, dù nội dung hợp đồng không trái luật.
>>> Xem thêm: Khiếu nại thế nào nếudịch vụ làm sổ đỏ làm sai thông tin?
2.3. Không bảo đảm năng lực hành vi dân sự tại thời điểm công chứng
Trong công chứng ngoài trụ sở, đặc biệt với người cao tuổi hoặc người đang điều trị bệnh, việc đánh giá năng lực hành vi dân sự là yêu cầu bắt buộc.
Lỗi thường gặp bao gồm:
Không kiểm tra tình trạng nhận thức của người ký
Không yêu cầu xác minh sức khỏe khi có dấu hiệu nghi ngờ
Vẫn thực hiện công chứng dù người ký không làm chủ được hành vi
4. Mối liên hệ giữa xử phạt hành chính và giá trị pháp lý của văn bản công chứng
Cần lưu ý rằng:
Bị xử phạt hành chính không đương nhiên làm vô hiệu văn bản công chứng
Tuy nhiên, hành vi vi phạm nghiêm trọng về điều kiện, năng lực hành vi, ý chí tự nguyện… là căn cứ để Tòa án xem xét tuyên vô hiệu
Do đó, xử phạt công chứng ngoài trụ sở thường là dấu hiệu cảnh báo rủi ro pháp lý đối với văn bản đã được công chứng.
5. Giải pháp phòng ngừa vi phạm trong công chứng ngoài trụ sở
Để hạn chế nguy cơ bị xử phạt, Văn phòng công chứng và công chứng viên cần:
Xây dựng quy trình nội bộ riêng cho công chứng ngoài trụ sở
Lập hồ sơ xác minh đầy đủ điều kiện pháp lý
Ghi nhận chi tiết diễn biến buổi công chứng
Kiên quyết từ chối công chứng khi có nghi ngờ hợp pháp
Việc tuân thủ chặt chẽ quy trình không chỉ tránh xử phạt mà còn bảo vệ chính công chứng viên trước các tranh chấp phát sinh.
6. Kết luận
Xử phạt công chứng ngoài trụ sở là hệ quả pháp lý tất yếu khi công chứng viên hoặc Văn phòng công chứng vi phạm quy định về điều kiện, trình tự và nghĩa vụ nghề nghiệp. Nhận diện đúng các lỗi thường gặp và chủ động phòng ngừa là giải pháp căn cơ để bảo đảm an toàn pháp lý, uy tín nghề nghiệp và giá trị bền vững của văn bản công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
