Chỉnh sửa nội dung hồ sơ công chứng lưu trữ: Hệ quả

Hồ sơ công chứng lưu trữ là tài liệu pháp lý gốc phản ánh trung thực toàn bộ quá trình công chứng và ý chí của các bên tham gia giao dịch. Mọi hành vi chỉnh sửa nội dung hồ sơ công chứng lưu trữ đều có nguy cơ làm sai lệch bản chất giao dịch, xâm phạm quyền lợi hợp pháp của cá nhân, tổ chức và ảnh hưởng nghiêm trọng đến giá trị chứng cứ của văn bản công chứng. Bài viết phân tích trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị chỉnh sửa nội dung trên cơ sở các quy định pháp luật hiện hành.

>>> Xem thêm: Mọi hồ sơ đều được xử lý chuyên nghiệp tại văn phòng công chứng.

1. Hồ sơ công chứng lưu trữ và nguyên tắc bảo đảm tính toàn vẹn nội dung

1.1. Khái niệm hồ sơ công chứng lưu trữ

Theo Điều 40 Luật Công chứng 2014, HS công chứng bao gồm:

• Phiếu yêu cầu công chứng

• Dự thảo hợp đồng, giao dịch

• Giấy tờ nhân thân của người yêu cầu công chứng

• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản

• Bản chính văn bản công chứng

• Các tài liệu liên quan khác

Toàn bộ hồ sơ này phải được lưu trữ thống nhất, đầy đủ và phản ánh đúng nội dung giao dịch tại thời điểm công chứng.

1.2. Nguyên tắc không được chỉnh sửa nội dung hồ sơ công chứng

Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ HS công chứng bảo đảm an toàn, nguyên vẹn và không bị sửa đổi trái phép.

HS công chứng lưu trữ là tài liệu gốc, mọi hành vi chỉnh sửa nội dung sau khi hoàn tất công chứng đều bị nghiêm cấm, trừ trường hợp sửa lỗi kỹ thuật theo đúng trình tự pháp luật quy định.

2. Hành vi chỉnh sửa nội dung hồ sơ công chứng lưu trữ và dấu hiệu pháp lý

2.1. Các hình thức chỉnh sửa nội dung hồ sơ công chứng

Hành vi chỉnh sửa nội dung HS công chứng lưu trữ có thể thể hiện dưới các dạng:

• Thay đổi nội dung hợp đồng trong hồ sơ lưu trữ

• Sửa chữa thông tin chủ thể, tài sản, giá trị giao dịch

• Bổ sung, tẩy xóa, thay thế tài liệu trong hồ sơ gốc

Những hành vi này làm mất đi tính khách quan và trung thực của HS công chứng lưu trữ.

2.2. Hậu quả pháp lý của việc chỉnh sửa nội dung hồ sơ công chứng

Việc chỉnh sửa nội dung HS công chứng lưu trữ có thể dẫn đến:

• Sai lệch căn cứ xác định hiệu lực giao dịch

• Xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của các bên

• Làm mất giá trị chứng cứ của văn bản công chứng

• Phát sinh tranh chấp kéo dài và phức tạp

>>> Xem thêm: Khi cần một địa chỉ tin cậy để làm thủ tục đất đai, hãy chọn dịch vụ sổ đỏ.

3. Trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị chỉnh sửa nội dung

3.1. Trách nhiệm kỷ luật và hành chính

Theo Điều 15 Luật Công chứng 2014, công chứng viên phải tuân thủ pháp luật, chịu trách nhiệm về văn bản công chứng do mình thực hiện.

Người có hành vi chỉnh sửa nội dung HS công chứng lưu trữ có thể bị:

• Khiển trách

• Cảnh cáo

• Tạm đình chỉ hành nghề

• Thu hồi thẻ công chứng viên

Ngoài ra, còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm trong lĩnh vực công chứng.

3.2. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại dân sự

Theo Điều 584 Bộ luật Dân sự 2015, người có hành vi trái pháp luật gây thiệt hại thì phải bồi thường.

Nếu việc chỉnh sửa nội dung HS công chứng lưu trữ gây thiệt hại cho cá nhân, tổ chức, người vi phạm phải:

• Bồi thường thiệt hại vật chất

• Bồi thường thiệt hại phát sinh từ việc giao dịch bị vô hiệu

• Bồi thường thiệt hại do kéo dài thời gian giải quyết tranh chấp

Tổ chức hành nghề công chứng cũng có thể phải liên đới chịu trách nhiệm nếu thiếu trách nhiệm trong quản lý hồ sơ.

3.3. Trách nhiệm hình sự trong trường hợp nghiêm trọng

Theo Điều 359 Bộ luật Hình sự 2015, hành vi lợi dụng chức vụ, quyền hạn trong khi thi hành công vụ để chỉnh sửa, làm sai lệch hồ sơ có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Ngoài ra, tùy tính chất và hậu quả, người vi phạm còn có thể bị xử lý về các tội danh liên quan đến giả mạo tài liệu, hủy hoại tài liệu hoặc làm sai lệch nội dung hồ sơ.

4. Giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng lưu trữ trong việc phát hiện chỉnh sửa trái phép

4.1. Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ đối chiếu quan trọng

Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ.

HS công chứng lưu trữ giúp cơ quan có thẩm quyền:

• Đối chiếu giữa bản lưu và bản các bên đang sử dụng

• Phát hiện dấu hiệu chỉnh sửa nội dung

• Xác định thời điểm và chủ thể thực hiện hành vi vi phạm

4.2. Căn cứ xác định trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng

Khi HS công chứng lưu trữ bị chỉnh sửa nội dung, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét:

• Quy trình quản lý và lưu trữ hồ sơ

• Việc phân quyền tiếp cận hồ sơ

• Trách nhiệm giám sát của công chứng viên

Từ đó làm rõ trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm pháp nhân.

>>> Xem thêm: Những bước không thể bỏ qua khi bạn tiến hành Kiểm tra sổ đỏ giả

5. Ví dụ minh họa thực tế

Trong một vụ tranh chấp hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, Tòa án phát hiện nội dung giá chuyển nhượng trong hồ sơ công chứng lưu trữ khác với bản hợp đồng các bên đang giữ. Kết quả giám định cho thấy hồ sơ lưu trữ đã bị chỉnh sửa sau thời điểm công chứng.

Trên cơ sở hồ sơ công chứng lưu trữ và kết luận giám định, cơ quan có thẩm quyền xác định:

• Có hành vi chỉnh sửa trái phép hồ sơ công chứng

• Hành vi này làm sai lệch bản chất giao dịch

Người vi phạm bị xử lý kỷ luật, buộc bồi thường thiệt hại và chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra để xem xét trách nhiệm hình sự.

6. Kết luận

Trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị chỉnh sửa nội dung là vấn đề mang tính nguyên tắc trong hoạt động công chứng. Việc bảo đảm tính toàn vẹn, trung thực của hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ là nghĩa vụ nghề nghiệp của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng mà còn là điều kiện tiên quyết để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch và bảo đảm sự nghiêm minh của pháp luật.