Lưu trữ hồ sơ công chứng cho thuê quyền sử dụng đất
Trong thực tiễn giao dịch đất đai, hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất là loại hợp đồng phát sinh nhiều tranh chấp liên quan đến thời hạn thuê, quyền cho thuê lại, nghĩa vụ tài chính và hiệu lực pháp lý của hợp đồng. Khi hợp đồng được công chứng, lưu trữ hồ sơ công chứng không chỉ mang ý nghĩa hành chính mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để bảo vệ quyền lợi các bên khi xảy ra tranh chấp. Bài viết phân tích vai trò, ý nghĩa và yêu cầu pháp lý đối với lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất theo quy định pháp luật hiện hành.
>>> Xem thêm: Dịch vụ công chứng đảm bảo tiết kiệm chi phí mà vẫn giữ chuẩn pháp lý cao.
1. Cơ sở pháp lý của hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất được công chứng
1.1. Điều kiện cho thuê quyền sử dụng đất
Theo Điều 188 Luật Đất đai 2013, người sử dụng đất được thực hiện quyền cho thuê quyền sử dụng đất khi có đủ các điều kiện:
Có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Đất không có tranh chấp
Quyền sử dụng đất không bị kê biên
Đất còn trong thời hạn sử dụng
Đối với một số trường hợp theo yêu cầu của các bên hoặc theo quy định pháp luật chuyên ngành, hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất phải được công chứng.
1.2. Giá trị pháp lý của hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất được công chứng
Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, hợp đồng được công chứng có giá trị chứng cứ, các tình tiết trong hợp đồng được coi là xác thực, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên vô hiệu.
Do đó, hồ sơ công chứng lưu trữ gắn liền với giá trị pháp lý của hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất.
2. Khái niệm và thành phần lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất
2.1. Khái niệm lưu trữ hồ sơ công chứng
Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, hồ sơ công chứng phải được tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ đầy đủ, an toàn và theo đúng trình tự pháp luật quy định.
Lưu trữ hồ sơ công chứng là việc bảo quản toàn bộ tài liệu liên quan đến quá trình công chứng nhằm phục vụ việc tra cứu, đối chiếu và giải quyết tranh chấp.
2.2. Thành phần hồ sơ công chứng hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất
Hồ sơ công chứng lưu trữ đối với hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất bao gồm:
Phiếu yêu cầu công chứng
Dự thảo hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Giấy tờ nhân thân của các bên
Văn bản công chứng đã được ký kết
Tài liệu chứng minh tình trạng pháp lý của thửa đất
Những tài liệu này phản ánh đầy đủ quá trình xác lập giao dịch.
>>> Xem thêm: Khi giao dịch nhà đất, lựa chọn Dịch vụ làm sổ đỏ nhanh uy tín sẽ giúp bạn tránh rủi ro pháp lý về sau.
3. Vai trò của lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất
3.1. Lưu trữ hồ sơ công chứng giúp xác định hiệu lực hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất
Theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự có hiệu lực khi đáp ứng điều kiện về chủ thể, ý chí tự nguyện, nội dung và hình thức.
Hồ sơ công chứng lưu trữ giúp xác định:
Chủ thể cho thuê có đủ quyền sử dụng đất hay không
Thời hạn thuê và mục đích sử dụng đất
Việc tuân thủ đúng hình thức công chứng
Từ đó làm rõ hợp đồng có hiệu lực pháp luật hay không.
3.2. Lưu trữ hồ sơ công chứng bảo vệ quyền lợi của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng
Trong quá trình thuê đất dài hạn, phát sinh nhiều thay đổi về giá thuê, nghĩa vụ tài chính hoặc việc cho thuê lại.
Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ để:
Xác định quyền và nghĩa vụ đã được thỏa thuận
Giải quyết tranh chấp về thời hạn thuê
Đối chiếu nội dung hợp đồng gốc khi có sửa đổi, bổ sung
4. Lưu trữ hồ sơ công chứng trong giải quyết tranh chấp hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất
4.1. Giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng lưu trữ
Theo Điều 93 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, chứng cứ là những gì có thật được thu thập hợp pháp và được Tòa án sử dụng để xác định sự thật khách quan của vụ án.
Hồ sơ công chứng lưu trữ là nguồn chứng cứ có giá trị cao vì:
Được lập bởi công chứng viên
Được lưu trữ theo trình tự chặt chẽ
Phản ánh đúng thời điểm xác lập giao dịch
4.2. Căn cứ xác định trách nhiệm pháp lý của các bên
Khi xảy ra tranh chấp, HS công chứng lưu trữ giúp làm rõ:
Bên cho thuê có che giấu tình trạng pháp lý của đất hay không
Bên thuê có vi phạm mục đích sử dụng đất
Trách nhiệm bồi thường thiệt hại theo Điều 584 Bộ luật Dân sự 2015
Một doanh nghiệp ký hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất 30 năm để xây dựng nhà xưởng. Sau 5 năm, bên cho thuê yêu cầu chấm dứt hợp đồng với lý do đất không đủ điều kiện cho thuê.
Tòa án trích lục HS công chứng lưu trữ và xác định:
Tại thời điểm công chứng, đất có Giấy chứng nhận hợp pháp
Không có tranh chấp hoặc hạn chế quyền sử dụng
Nội dung hợp đồng đã được công chứng viên giải thích rõ
Từ hồ sơ công chứng lưu trữ, Tòa án xác định hợp đồng có hiệu lực và bác yêu cầu chấm dứt trái pháp luật của bên cho thuê.
6. Kết luận
Lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc bảo đảm hiệu lực giao dịch, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên và làm căn cứ giải quyết tranh chấp. Việc lưu trữ đầy đủ, đúng quy định không chỉ thể hiện trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng mà còn góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch đất đai trong thực tiễn.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
