Quy định đồng phục trong doanh nghiệp là vấn đề tưởng chừng đơn giản nhưng lại phát sinh nhiều tranh luận khi bị áp dụng quá mức hoặc gây bất tiện cho người lao động. Không ít doanh nghiệp đặt ra yêu cầu khắt khe về màu sắc, kiểu dáng, số lượng hoặc tần suất phải mặc, khiến người lao động băn khoăn liệu quy định như vậy có hợp pháp hay không. Việc hiểu rõ giới hạn pháp luật về quy định đồng phục là cơ sở để doanh nghiệp áp dụng đúng, còn người lao động thì biết cách tự bảo vệ quyền lợi.

>>> Xem thêm: Vì sao cần lưu bản sao công chứng tại văn phòng công chứng?

1. Cơ sở pháp lý về quy định đồng phục tại nơi làm việc

Hiện nay, pháp luật lao động không có điều khoản riêng quy định “đồng phục”, nhưng việc yêu cầu mặc đồng phục được điều chỉnh gián tiếp thông qua các quy định về nội quy lao động, chi phí làm việc và bảo đảm điều kiện lao động.

Các căn cứ chính bao gồm:

• “Điều 118 Bộ luật Lao động 2019” – doanh nghiệp chỉ được đặt ra nội quy lao động khi phù hợp pháp luật.

• “Điều 93 Bộ luật Lao động 2019” – quy chế, chính sách liên quan đến người lao động phải được tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động.

• “Điều 94 Bộ luật Lao động 2019” – không được khấu trừ tiền lương trái luật.

• “Điều 6 Nghị định 145/2020/NĐ-CP” – quy định nội dung phải có trong nội quy lao động, bao gồm quy định về trang phục nếu có.

Như vậy, doanh nghiệp được phép đặt ra quy định đồng phục, nhưng phải bảo đảm tính hợp pháp, hợp lý, minh bạch và không gây thiệt hại cho người lao động.

>>> Xem thêm: Tránh rủi ro khi làm thủ tục công chứng mua bán nhà theo hướng dẫn chuyên gia

2. Doanh nghiệp có quyền ban hành quy định đồng phục đến mức nào?

2.1. Đồng phục phải được ghi vào nội quy lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể

Yêu cầu mặc đồng phục không thể áp dụng tùy tiện, mà phải:

• Ghi nhận trong nội quy lao động;

• Hoặc trong thỏa ước lao động tập thể;

• Hoặc thể hiện trong hợp đồng lao động.

Nếu doanh nghiệp đột ngột yêu cầu người lao động mặc đồng phục nhưng nội quy không có quy định → yêu cầu đó không có giá trị bắt buộc.

2.2. Không được áp đặt quy định quá đáng hoặc trái đạo đức xã hội

Doanh nghiệp không được đưa ra quy định:

• Bắt buộc người lao động mua đồng phục với giá quá cao;

• Yêu cầu trang phục gây bất tiện, ảnh hưởng sức khỏe or danh dự;

• Ép buộc mặc đồng phục trong mọi hoàn cảnh không cần thiết (ví dụ: ngoài giờ làm việc, trong quá trình di chuyển đến nơi làm việc).

Nếu quy định ảnh hưởng đến nhân phẩm, an toàn, hoặc không phù hợp tính chất công việc → có thể bị xem là trái pháp luật theo “Điều 8 Bộ luật Lao động 2019”.

>>> Xem thêm: Khắc phục tranh chấp di sản nhờ Công chứng di chúc tại nhà

2.3. Việc thay đổi quy định đồng phục phải được tham khảo ý kiến tập thể lao động

Theo “Điều 93 Bộ luật Lao động 2019”, trước khi ban hành hoặc sửa đổi quy định liên quan đến điều kiện làm việc, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động.

Nếu doanh nghiệp đơn phương thay đổi, yêu cầu nhân viên phải chấp hành ngay → không hợp lệ.

3. Ai phải trả tiền đồng phục: doanh nghiệp hay người lao động?

Đây là vấn đề gây tranh cãi nhiều nhất.

3.1. Nếu đồng phục là bắt buộc → doanh nghiệp phải chi trả

Theo nguyên tắc tại:

• “Điều 94 Bộ luật Lao động 2019”: không được khấu trừ lương trái luật;

• “Điều 6 Nghị định 145/2020/NĐ-CP”: chi phí liên quan đến yêu cầu công việc thuộc trách nhiệm doanh nghiệp.

Vì vậy, khi doanh nghiệp bắt buộc nhân viên mặc đồng phục, thì:

➡️ Doanh nghiệp phải cấp hoặc hỗ trợ chi phí may/mua đồng phục.

Nếu yêu cầu người lao động tự bỏ tiền ra mua → có dấu hiệu vi phạm.

3.2. Nếu đồng phục chỉ mang tính tự nguyện → có thể để nhân viên tự chi trả

Doanh nghiệp được phép đề xuất đồng phục tự nguyện. Khi đó:

• Người lao động không bắt buộc phải mua;

• Nếu muốn mua thì tự chịu chi phí;

• Không mặc đồng phục không bị kỷ luật.

Tuy nhiên, doanh nghiệp phải truyền đạt rõ ràng để tránh hiểu nhầm.

>>> Xem thêm: 5 giấy tờ cần chuẩn bị cho công chứng thừa kế

4. Khi nào quy định đồng phục bị xem là vi phạm pháp luật?

Quy định đồng phục bị xem là vi phạm khi:

4.1. Không được ghi nhận trong nội quy, thỏa ước hoặc hợp đồng

→ Yêu cầu không có giá trị bắt buộc.

4.2. Ép người lao động tự mua đồng phục cao hơn giá thị trường

→ Có thể bị xem là “khấu trừ lương trái phép”.

4.3. Quy định trang phục phản cảm, không phù hợp hoặc gây ảnh hưởng sức khỏe

→ Vi phạm “Điều 8 Bộ luật Lao động 2019”.

4.4. Sử dụng biện pháp kỷ luật không đúng nếu người lao động không mặc đồng phục

Nếu nội quy không quy định mà doanh nghiệp xử lý kỷ luật → vi phạm thủ tục và căn cứ theo “Điều 122 Bộ luật Lao động 2019”.

>>> Xem thêm: Tại sao nên chọn văn phòng uy tín cho dịch vụ sang tên sổ đỏ?

5. Người lao động cần làm gì khi quy định đồng phục quá khắt khe?

Người lao động có thể áp dụng các bước:

(1) Kiểm tra lại nội quy lao động

Xem quy định có được ghi nhận đúng trình tự ban hành không.

(2) Đề nghị doanh nghiệp hỗ trợ chi phí

Nếu đồng phục là bắt buộc → yêu cầu doanh nghiệp cấp hoặc hỗ trợ.

(3) Gửi ý kiến qua công đoàn hoặc đại diện người lao động

Để đảm bảo quyền lợi tập thể.

(4) Khiếu nại đến Thanh tra lao động nếu doanh nghiệp vi phạm nghiêm trọng

Theo thủ tục khiếu nại lao động tại “Luật Khiếu nại 2011”.

6. Doanh nghiệp cần lưu ý gì để quy định đồng phục hợp pháp?

• Ban hành quy định bằng văn bản, ghi rõ trong nội quy;

• Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động;

• Hỗ trợ hoặc chi trả chi phí đồng phục nếu bắt buộc;

• Tránh quy định mang tính phân biệt hoặc xúc phạm nhân phẩm;

• Bảo đảm tính hợp lý phù hợp ngành nghề (ngân hàng, khách sạn, bệnh viện…);

• Truyền thông rõ ràng để tránh tranh chấp.

Kết luận

Quy định đồng phục hoàn toàn hợp pháp nếu doanh nghiệp ban hành đúng trình tự, nội dung hợp lý và không xâm phạm quyền lợi người lao động. Tuy nhiên, mọi yêu cầu khắt khe hoặc gây thiệt hại tài chính cho người lao động đều có thể bị xem là vi phạm. Hiểu rõ khung pháp lý về quy định đồng phục sẽ giúp cả người lao động lẫn doanh nghiệp hành xử đúng luật, đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp nhưng tôn trọng quyền lợi.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Tòa án giải quyết ly hôn mất bao lâu nếu có tranh chấp con cái?

>>> Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản tại nơi có tài sản

>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng vay vốn ngân hàng

>>> Thủ tục đăng ký kết hôn cần có giấy xác nhận tình trạng hôn nhân không?

>>> Làm chứng thực chữ ký khi người yêu cầu đang ở nước ngoài: hướng dẫn chi tiết

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com