Quy trình lập hồ sơ công chứng ngoài văn phòng để tránh sai sót
Công chứng ngoài văn phòng là hình thức cần thiết nhằm bảo đảm quyền tiếp cận dịch vụ công chứng cho người già yếu, người đang điều trị tại bệnh viện hoặc không thể đi lại. Tuy nhiên, thực tiễn cho thấy nhiều sai sót không phát sinh từ nội dung hợp đồng mà xuất phát từ khâu lập hồ sơ công chứng ngoài trụ sở. Những sai sót này có thể khiến văn bản công chứng bị khiếu nại, bị tuyên vô hiệu hoặc làm phát sinh trách nhiệm pháp lý cho công chứng viên và tổ chức hành nghề. Việc xây dựng quy trình lập hồ sơ công chứng ngoài trụ sở chặt chẽ là giải pháp quan trọng để phòng ngừa rủi ro.
>>> Xem thêm: Địa chỉ văn phòng công chứng gần nhất, phục vụ tận tình, chuyên nghiệp
1. Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc lập hồ sơ công chứng ngoài trụ sở
1.1. Quy định về công chứng ngoài trụ sở
Theo khoản 2 Điều 44 Luật Công chứng 2014, công chứng viên được thực hiện công chứng ngoài trụ sở trong các trường hợp:
Người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại;
Người đang điều trị tại cơ sở y tế;
Có lý do chính đáng khác theo quy định pháp luật.
Việc lập hồ sơ công chứng ngoài trụ sở phải chứng minh rõ căn cứ hợp pháp của địa điểm công chứng.
1.2. Quy định về hồ sơ công chứng
Theo Điều 40 và Điều 41 Luật Công chứng 2014, hồ sơ công chứng bao gồm:
Phiếu yêu cầu công chứng;
Dự thảo hợp đồng, giao dịch (nếu có);
Giấy tờ tùy thân;
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản;
Các tài liệu liên quan khác.
Đối với lập hồ sơ công chứng ngoài trụ sở, phạm vi hồ sơ này cần được mở rộng và ghi nhận chi tiết hơn.
2. Quy trình lập hồ sơ công chứng ngoài trụ sở theo từng bước
2.1. Bước 1: Tiếp nhận và đánh giá yêu cầu công chứng
Công chứng viên cần:
Tiếp nhận yêu cầu bằng văn bản hoặc ghi nhận rõ nội dung yêu cầu;
Xác minh lý do không thể đến trụ sở;
Đánh giá sơ bộ nguy cơ tranh chấp của giao dịch.
👉 Đây là bước sàng lọc quan trọng nhằm hạn chế rủi ro ngay từ đầu.
2.2. Bước 2: Thu thập và kiểm tra hồ sơ pháp lý của các bên
Công chứng viên cần kiểm tra:
Giấy tờ tùy thân còn hiệu lực;
Giấy tờ về tài sản, quyền sử dụng đất;
Tình trạng hôn nhân, thừa kế (nếu có).
Đối với công chứng ngoài văn phòng, cần lưu bản sao có chứng thực đầy đủ để tránh tranh chấp về sau.
6. Ví dụ thực tế về sai sót trong lập hồ sơ công chứng ngoài trụ sở
Ví dụ: Bà M (80 tuổi) ký hợp đồng chuyển nhượng nhà đất tại nhà riêng. Văn bản được công chứng ngoài trụ sở nhưng hồ sơ:
Không có tài liệu chứng minh lý do không đến trụ sở;
Không ghi nhận tình trạng sức khỏe;
Lời chứng không nêu rõ địa điểm công chứng.
Sau đó, con của bà M khởi kiện yêu cầu tuyên hợp đồng vô hiệu.
👉 Tòa án nhận định: hồ sơ công chứng không thể hiện đầy đủ điều kiện công chứng ngoài trụ sở, dẫn đến nghi ngờ về tính hợp pháp và tự nguyện của giao dịch.
Lập hồ sơ công chứng ngoài trụ sở không chỉ là thủ tục hành chính mà là lá chắn pháp lý bảo vệ giá trị của văn bản công chứng. Việc tuân thủ đúng quy trình, ghi nhận đầy đủ điều kiện công chứng, tình trạng chủ thể và bối cảnh ký kết là yếu tố then chốt giúp tránh sai sót, hạn chế tranh chấp và bảo vệ công chứng viên trước các rủi ro pháp lý.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
