Thay đổi chức danh công việc: doanh nghiệp phải tuân thủ quy trình nào?
Trong quá trình quản lý nhân sự, doanh nghiệp thường phát sinh nhu cầu điều chỉnh vị trí, mô tả nhiệm vụ hoặc cấp bậc của người lao động. Tuy nhiên, việc thay đổi chức danh không thể tiến hành tùy ý mà phải tuân thủ các thủ tục pháp lý chặt chẽ nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động. Nếu thực hiện sai quy trình, doanh nghiệp có thể đối mặt với tranh chấp lao động, bị yêu cầu bồi thường hoặc bị xử phạt hành chính. Bài viết dưới đây phân tích rõ căn cứ pháp luật, các bước thực hiện và rủi ro cần lưu ý.
1. Cơ sở pháp lý liên quan đến việc thay đổi chức danh
Doanh nghiệp chỉ được thay đổi chức danh khi phù hợp các quy định sau:
“Điều 7 Bộ luật Lao động 2019”: người lao động có quyền thỏa thuận về công việc, quyền lợi, điều kiện làm việc.
“Điều 21 Bộ luật Lao động 2019”: chức danh công việc là nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động.
“Điều 33 Bộ luật Lao động 2019”: khi thay đổi nội dung hợp đồng (bao gồm chức danh), phải thỏa thuận bằng văn bản.
“Điều 29 Bộ luật Lao động 2019”: chỉ được điều chuyển nhân viên làm công việc khác với hợp đồng trong trường hợp thật sự cần thiết và thời hạn giới hạn.
Như vậy, việc thay đổi chức danh luôn phải có sự đồng ý của người lao động, trừ các trường hợp điều chuyển tạm thời theo Điều 29.
2. Thay đổi chức danh có phải sửa đổi hợp đồng lao động không?
Câu trả lời là có.
Chức danh là nội dung cốt lõi của hợp đồng lao động. Khi doanh nghiệp muốn thay đổi (ví dụ: từ “Nhân viên kinh doanh” sang “Chuyên viên kinh doanh” hoặc từ “Tổ trưởng” xuống “Nhân viên”), bắt buộc phải:
Lập phụ lục hợp đồng lao động, hoặc
Ký hợp đồng mới.
Việc thông báo miệng hoặc ban hành quyết định nội bộ mà không có thỏa thuận bằng văn bản với người lao động không có giá trị pháp lý.
3. Quy trình thay đổi chức danh đúng luật
3.1. Bước 1: Xác định lý do hợp pháp
Lý do thay đổi chức danh cần rõ ràng, bao gồm:
Tái cơ cấu bộ máy;
Nhu cầu sản xuất – kinh doanh;
Thay đổi công nghệ, quy trình;
Sắp xếp lại công việc;
Thăng chức hoặc điều chỉnh nhiệm vụ.
Lý do phải minh bạch để tránh khiếu nại về việc “ép người lao động làm công việc khác”.
>>> Xem thêm: Tại sao nhiều người chọnCông chứng di chúc thay vì viết tay đơn thuần
3.2. Bước 2: Trao đổi và lấy ý kiến người lao động
Theo “Điều 33 Bộ luật Lao động 2019”, người lao động phải đồng ý bằng văn bản.
Doanh nghiệp có thể:
Gửi thông báo và dự thảo phụ lục hợp đồng;
Thảo luận trực tiếp về quyền lợi mới: lương, phụ cấp, trách nhiệm, thời gian thử thách lại (nếu có).
4. Khi nào doanh nghiệp được thay đổi chức danh mà không cần sự đồng ý?
Chỉ trong trường hợp điều chuyển tạm thời theo “Điều 29 Bộ luật Lao động 2019”:
Do nhu cầu sản xuất, thiên tai, dịch bệnh, tai nạn lao động, sự cố nguy hiểm;
Không được quá 60 ngày làm việc cộng dồn trong 1 năm;
Phải báo trước ít nhất 03 ngày làm việc;
Phải trả lương theo vị trí mới nhưng không thấp hơn 85% lương cũ.
Sau thời gian tối đa, phải đưa người lao động trở về công việc đã ký.
Điều chuyển tạm thời không phải là thay đổi chức danh chính thức.
5. Rủi ro pháp lý khi thay đổi chức danh sai quy định
Doanh nghiệp có thể đối mặt với:
5.1. Khiếu nại và tranh chấp tại tòa án
Người lao động có quyền yêu cầu:
Hủy quyết định thay đổi chức danh;
Khôi phục lại công việc cũ;
Bồi thường tiền lương trong thời gian bị điều chuyển trái luật.
5.2. Bị xử phạt hành chính
Theo “Điều 11 Nghị định 12/2022/NĐ-CP”, doanh nghiệp có thể bị phạt nếu:
Đơn phương thay đổi công việc;
Điều chuyển sai căn cứ;
Không ký bổ sung phụ lục hợp đồng.
Mức phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng tùy mức độ.
5.3. Nguy cơ mất uy tín nội bộ
Việc thay đổi chức danh không minh bạch có thể gây:
Tâm lý bất mãn;
Giảm hiệu suất làm việc;
Tăng tỷ lệ nghỉ việc.
6. Người lao động cần làm gì khi bị thay đổi chức danh trái luật?
Yêu cầu doanh nghiệp giải thích lý do bằng văn bản;
Xem xét hiệu lực phụ lục hợp đồng (nếu có bị ép ký);
Khiếu nại đến Ban chấp hành công đoàn hoặc Thanh tra Sở Lao động;
Khởi kiện theo “Điều 188 Bộ luật Lao động 2019”.
Kết luận
Việc thay đổi chức danh là nhu cầu tất yếu trong vận hành doanh nghiệp nhưng phải tuân thủ đầy đủ quy định của Bộ luật Lao động để bảo đảm quyền lợi người lao động và tránh rủi ro pháp lý. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình minh bạch, có thỏa thuận bằng văn bản và cập nhật hồ sơ đúng chuẩn. Người lao động cũng cần hiểu rõ quyền của mình để bảo vệ lợi ích hợp pháp khi xảy ra tranh chấp.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
