Công chứng hợp đồng trong thời gian bị yêu cầu cung cấp thông tin bổ sung là tình huống thường xuyên phát sinh trong thực tiễn hành nghề công chứng, đặc biệt đối với các hợp đồng phức tạp liên quan đến nhà đất, thừa kế, giao dịch có yếu tố nước ngoài hoặc tài sản có lịch sử pháp lý chưa rõ ràng. Nhiều bên lầm tưởng rằng chỉ cần ký vào hợp đồng là giao dịch đã được “xác lập”, trong khi thực tế công chứng viên vẫn đang tạm dừng để yêu cầu bổ sung hồ sơ. Bài viết phân tích rõ bản chất pháp lý của giai đoạn yêu cầu bổ sung thông tin, vai trò của công chứng viên và hệ quả pháp lý đối với hiệu lực hợp đồng.
>>> Xem thêm: Những trường hợp công chứng bị vô hiệu khiếnvăn phòng công chứng gặp rắc rối
Yêu cầu cung cấp thông tin bổ sung trong hoạt động công chứng là gì?
Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ công chứng, công chứng viên có quyền yêu cầu người yêu cầu công chứng bổ sung thông tin, tài liệu khi:
Hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định pháp luật
Có nghi ngờ về quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản
Có dấu hiệu rủi ro pháp lý, tranh chấp tiềm ẩn
Nội dung hợp đồng chưa rõ ràng, chưa thống nhất
Theo “Điều 40 Luật Công chứng 2014”, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, làm rõ các tình tiết liên quan đến giao dịch. Việc yêu cầu bổ sung thông tin là một bước nghiệp vụ bắt buộc, không phải là sự gây khó khăn hay kéo dài thủ tục.
Công chứng hợp đồng trong thời gian đang bị yêu cầu bổ sung thông tin có được không?
Chưa đủ điều kiện thì chưa thể công chứng
Theo quy định pháp luật, công chứng chỉ được thực hiện khi:
Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ
Nội dung hợp đồng rõ ràng, không vi phạm điều cấm của luật
Công chứng viên xác định được đầy đủ quyền định đoạt của các bên
Nếu công chứng viên đã có văn bản hoặc thông báo yêu cầu cung cấp thông tin bổ sung, thì về nguyên tắc:
Hợp đồng chưa đủ điều kiện để được công chứng
Mọi việc ký kết trước thời điểm hoàn tất bổ sung hồ sơ chưa làm phát sinh giá trị pháp lý của văn bản công chứng
Thời điểm công chứng trong trường hợp có yêu cầu bổ sung thông tin
Theo “Điều 5 Luật Công chứng 2014”, văn bản công chứng chỉ có hiệu lực kể từ thời điểm được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Do đó, trong thời gian bị yêu cầu bổ sung thông tin:
Chưa tồn tại “thời điểm công chứng” theo nghĩa pháp lý
Các bản dự thảo, bản ký nháp hoặc văn bản ký trước chỉ mang tính thỏa thuận sơ bộ
Quyền và nghĩa vụ dân sự chưa chính thức phát sinh trên cơ sở công chứng
Giá trị pháp lý của hợp đồng đã ký nhưng chưa được công chứng
Không được coi là hợp đồng công chứng
Nếu các bên đã ký hợp đồng nhưng công chứng viên yêu cầu bổ sung thông tin và chưa thực hiện ký, đóng dấu, thì:
Văn bản đó chưa phải là hợp đồng công chứng
Không được sử dụng làm căn cứ hoàn tất các thủ tục pháp lý tiếp theo (đăng ký biến động, sang tên, giải ngân…)
Nguy cơ tranh chấp về hiệu lực giao dịch
Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, Tòa án sẽ xem xét:
Thời điểm hoàn tất công chứng
Lý do công chứng viên yêu cầu bổ sung thông tin
Ý chí thực sự của các bên tại thời điểm giao kết
Nếu việc ký kết diễn ra khi hồ sơ chưa đầy đủ, hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu về hình thức theo “Điều 129 Bộ luật Dân sự 2015” đối với giao dịch bắt buộc công chứng.
Trách nhiệm của công chứng viên khi yêu cầu bổ sung thông tin
Theo “Điều 7 Luật Công chứng 2014”, công chứng viên phải hành nghề trung thực, khách quan, chịu trách nhiệm về văn bản công chứng.
Trong giai đoạn yêu cầu bổ sung thông tin, công chứng viên có trách nhiệm:
Giải thích rõ lý do yêu cầu bổ sung
Xác định cụ thể nội dung cần làm rõ
Từ chối công chứng nếu sau khi bổ sung vẫn không đáp ứng điều kiện pháp lý
Việc công chứng “vội vàng” khi hồ sơ chưa đầy đủ có thể làm phát sinh trách nhiệm nghề nghiệp và trách nhiệm bồi thường.
Rủi ro pháp lý đối với các bên khi nóng vội công chứng
Đối với bên yêu cầu công chứng
Giao dịch có nguy cơ vô hiệu
Không thể hoàn tất thủ tục hành chính tiếp theo
Mất thời gian, chi phí xử lý tranh chấp
Đối với bên còn lại trong hợp đồng
Hiểu nhầm rằng hợp đồng đã có hiệu lực
Thực hiện nghĩa vụ (thanh toán, bàn giao tài sản) khi cơ sở pháp lý chưa hoàn chỉnh
Khó bảo vệ quyền lợi nếu giao dịch không được công chứng sau đó
Khuyến nghị khi công chứng hợp đồng đang trong giai đoạn bổ sung thông tin
Để hạn chế rủi ro, các bên nên:
Chỉ ký chính thức khi đã hoàn tất đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu
Không thực hiện nghĩa vụ lớn trước thời điểm công chứng
Trao đổi rõ với công chứng viên về tiến độ và điều kiện công chứng
Lưu ý phân biệt giữa dự thảo hợp đồng và văn bản công chứng có hiệu lực
Kết luận
Công chứng hợp đồng trong thời gian bị yêu cầu cung cấp thông tin bổ sung là giai đoạn tiền công chứng, chưa làm phát sinh hiệu lực pháp lý của hợp đồng. Thời điểm công chứng chỉ được xác lập khi hồ sơ đầy đủ và công chứng viên ký, đóng dấu theo quy định. Việc hiểu đúng bản chất pháp lý của giai đoạn này giúp các bên tránh được rủi ro vô hiệu, tranh chấp và bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
