Công chứng hợp đồng thuê nhà cho mục đích kinh doanh văn phòng đại diện
Trong bối cảnh doanh nghiệp phát triển mô hình mở rộng hoạt động qua các văn phòng đại diện, nhu cầu thuê nhà để làm trụ sở văn phòng ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, khác với hợp đồng thuê nhà ở thông thường, việc thuê nhà để đặt văn phòng đại diện mang tính chất thương mại – pháp lý, đòi hỏi hợp đồng phải có giá trị pháp lý vững chắc và phù hợp với quy định quản lý doanh nghiệp.
Vậy công chứng thuê nhà văn phòng đại diện có bắt buộc không? Nếu không công chứng thì doanh nghiệp có được cấp phép hoạt động tại địa chỉ thuê không?
Khi nào cần công chứng hợp đồng thuê nhà làm văn phòng đại diện?
Theo Điều 122 Luật Nhà ở 2023 và Điều 492 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng thuê nhà không bắt buộc công chứng trừ trường hợp các bên có yêu cầu. Tuy nhiên, thực tiễn lại cho thấy:
Cơ quan Sở Kế hoạch và Đầu tư tại nhiều địa phương yêu cầu hợp đồng thuê nhà làm trụ sở/văn phòng phải có công chứng hoặc chứng thực, mới được chấp nhận là hợp lệ khi đăng ký doanh nghiệp
Các cơ quan quản lý thuế cũng căn cứ vào hợp đồng thuê có công chứng để xác định địa điểm kê khai và nghĩa vụ thuế
Như vậy, để đảm bảo chắc chắn và tránh bị từ chối hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện, doanh nghiệp nên công chứng hợp đồng thuê nhà.
Lưu ý: Công chứng viên sẽ kiểm tra kỹ về mục đích sử dụng, quyền của bên cho thuê và năng lực hành vi của các bên.
>>> Xem thêm: Vai trò của văn phòng công chứng trong giao dịch cầm cố sổ đỏ không chính chủ
Giá trị pháp lý của hợp đồng đã công chứng
Theo Điều 5 và Điều 7 Luật Công chứng 2024, hợp đồng công chứng có:
Giá trị chứng cứ: làm căn cứ chắc chắn về quyền và nghĩa vụ của các bên
Giá trị thi hành: có thể sử dụng để đăng ký kinh doanh, khai báo thuế, làm thủ tục hành chính
Giá trị bảo vệ pháp lý cao hơn so với hợp đồng viết tay, đặc biệt khi có tranh chấp về quyền sử dụng địa điểm thuê
Ngoài ra, khi xảy ra tranh chấp, hợp đồng thuê nhà đã công chứng là một căn cứ pháp lý vững chắc trước tòa, tránh rủi ro bị tuyên vô hiệu vì hình thức không đúng quy định.
Ví dụ thực tế
Một công ty tại Hà Nội thuê căn nhà phố để làm văn phòng đại diện và chỉ lập hợp đồng viết tay. Khi nộp hồ sơ đăng ký địa điểm với Sở KH&ĐT, hồ sơ bị từ chối vì không có hợp đồng công chứng. Doanh nghiệp buộc phải mất thời gian làm lại toàn bộ hợp đồng, công chứng bổ sung, kéo dài tiến độ đăng ký.
Ngược lại, một công ty khác tại quận 7 TP.HCM, nhờ có hợp đồng thuê nhà đã công chứng, chỉ mất 3 ngày hoàn tất thủ tục đăng ký văn phòng đại diện và được cấp mã số thuế phụ nhanh chóng.
Rủi ro nếu không công chứng hợp đồng thuê nhà làm văn phòng đại diện
Không được công nhận địa điểm kinh doanh hợp pháp, dẫn đến từ chối cấp phép
Khó chứng minh quyền sử dụng hợp pháp khi phát sinh khiếu nại, kiểm tra, thanh tra
Không được khấu trừ chi phí hợp lệ trong hồ sơ kế toán – thuế nếu cơ quan thuế nghi ngờ hợp đồng không có giá trị pháp lý
Không có giá trị thi hành nếu bên cho thuê vi phạm nghĩa vụ nhưng không có cam kết rõ ràng được xác thực
Kết luận: Công chứng giúp bảo vệ doanh nghiệp từ bước đầu hoạt động
Việc thuê nhà để làm văn phòng đại diện không chỉ là một giao dịch dân sự đơn thuần mà còn liên quan đến trách nhiệm pháp lý, thuế vụ, quản lý doanh nghiệp. Do đó, việc công chứng thuê nhà văn phòng đại diện chính là bước đi cần thiết để:
Tạo cơ sở pháp lý rõ ràng
Được công nhận hợp lệ trong đăng ký kinh doanh
Tránh tranh chấp, bảo vệ lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
